Материал помещен в архив

ВОПРОС: В организации некоторые документы и дела, имеющие постоянный срок хранения, ведутся в электронном виде (например, информационные ресурсы (базы данных, веб-сайты), техническая и эксплуатационная документация (описания, руководства, инструкции, технические требования и др.), электронные издательские оригиналы печатной продукции).

Необходимо ли их распечатывать и включать в описи дел при подготовке к сдаче в архив, учитывая, что документы очень объемные, а также то, что некоторые документы просто невозможно распечатать?

ОТВЕТ: Такой необходимости нет.

Основными нормативными документами по вопросам работы с электронными документами являются:

1) Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (глава 18);

2) Закон РБ от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Необходимо отметить, что при передаче документов в электронном виде на хранение в архив не нужно их распечатывать на бумажные носители.

Описи дел и сроки хранения документов в электронном виде такие же, как и документов на бумажной основе.

При составлении номенклатуры дел необходимо к каждому заголовку дела, которое ведется в электронном виде, в примечании указать: «В электронном виде».

Для хранения электронных документов в организации должно быть предусмотрено специальное помещение и созданы соответствующие условия.

08.04.2013

Галина Кудрякова, архивист