Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В организации несколько филиалов по городам, в каждом филиале есть специалист по кадрам, который составляет приказы по личному составу и ведет журналы их регистрации. Все приказы филиалов передаются на подпись генеральному директору в головную организацию, затем приказы возвращаются в филиалы.

Какой город необходимо указывать на приказах: город головной организации или город филиала?

ОТВЕТ

Необходимо указывать город головной организации.

В нормативных правовых актах в сфере делопроизводства в отношении изготовления приказов употребляется термин «издание». Реквизит, обозначающий место, имеет название «Место составления или издания».

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (часть первая п.93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Так, приказы издаются, а, например, протоколы составляются.

Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации (п.15 Инструкции по делопроизводству).

В данном случае порядок указания места издания в приказах для филиалов необходимо закрепить в локальном правовом акте.

В силу того, что дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим, и датой приказа является дата его подписания согласно п.101 Инструкции по делопроизводству, издание приказа осуществляется в момент его подписания. Соответственно, местом издания приказа будет место его подписания.

До подписания документы являются проектами. Проекты приказов имеют срок хранения «До минования надобности» (п.22 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 января 2023 г. следует руководствоваться п.23 Перечня № 140 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 11.01.2023 № 1. Комментарии см. здесь.

Приказы по личному составу имеют более длительные сроки хранения - 3 года или 75 лет (подп.21.3 и 21.4 п.21 указанного перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.3 и 21.4 п.21 Перечня № 140 в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

Реквизит «Место составления или издания» является постоянным, поэтому он оформляется на общем бланке при его изготовлении.

10.07.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела