Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации образуются документы с грифами ограничения доступа «Для служебного пользования» и «Коммерческая тайна».

Чем руководствоваться при определении сроков хранения таких документов?

ОТВЕТ

Общим порядком определения сроков хранения документов.

Нормы Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов (примечание 2 к Перечню).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Вопросы ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в том числе подготовка и оформление проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, их регистрация, отправка, тиражирование, передача, ознакомление, контроль исполнения, хранение, уничтожение, использование, подготовка к передаче в архив государственного органа, юридического лица, не урегулированные Положением № 783 и актами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, регулируются локальными правовыми актами (п.15 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783).

Названное Положение не устанавливает специальных требований к определению сроков хранения документов с ограничительным грифом «Для служебного пользования» и грифом «Коммерческая тайна». Соответственно, в данном случае необходимо руководствоваться нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства.

В перечнях документов с указанием сроков хранения устанавливаются сроки хранения документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.) и наличия грифа ограничения доступа («Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.) (п.124 Методических рекомендаций по разработке и применению перечней документов Национального архивного фонда Республики Беларусь с указанием сроков хранения, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.04.2020 № 9).

Таким образом, сроки хранения документов с ограничительным грифом «Для служебного пользования» и грифом «Коммерческая тайна» определяются на основании соответствующих пунктов Перечня, ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения или протокола заседания экспертной комиссии организации, то есть действует общий порядок определения сроков хранения документов.

Подробно см. подборку «Хранение документов в организации».

03.05.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года