Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации подлежит уничтожению дело за 2011-2015 годы. В акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, надо указывать номера номенклатур (описей) за год(ы).

Где указан этот номер: это номер сводной номенклатуры или структурного подразделения? За какой год следует указывать номер номенклатуры?

ОТВЕТ

Указываются номера номенклатур (регистрационные индексы сводных номенклатур дел) организаций за годы, за которые уничтожаются дела.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 14 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

В акте указываются в том числе номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела, или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению (п.105 вышеуказанных Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.13 Правил № 143 изложена в новой редакции, приложение 14 к Правилам № 143 исключено постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации следует указать номера номенклатур (регистрационные индексы сводных номенклатур дел) организаций за годы, за которые уничтожаются дела.

Например, уничтожаются дела с 2011 по 2015 год. Соответственно, надо указать регистрационные индексы номенклатур за 2011, 2012... и 2015 годы. Например, 01-26/133, 01-26/245 и др. - в зависимости от того, как регистрируются внутренние документы в организации.

26.01.2021

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела