Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации приказы по личному составу (3 и 75 лет хранения соответственно) создаются в электронном виде, но хранятся на бумажном носителе. Однако проекты приказов проходят двойное визирование - и в электронном виде (в системе электронного документооборота - СЭД), и на бумажном носителе.

Можно ли в локальных правовых актах организации закрепить такой порядок визирования приказов по личному составу, при котором документ будет проходить только в системе электронного документооборота, а бумажный оригинал будет подписываться только руководителем организации?

ОТВЕТ

Можно.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.1 п.18 Инструкции № 4 слово «сила» заменено словом «значимость» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

• дата документа;

• регистрационный индекс;

• подпись (часть первая п.18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Таким образом, реквизит «Виза» не входит в перечень реквизитов, придающих юридическую силу документу.

Порядок внутреннего согласования (визирования) проектов документов на бумажных носителях определен в п.61 Инструкции № 4.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Согласование проекта электронного документа внутри организации осуществляется с использованием средств автоматизированной системы документационного обеспечения управления.

Лица, осуществляющие согласование проекта электронного документа, получают доступ к нему после авторизации и идентификации в АС ДОУ.

Отметка о согласовании (виза) включается в регистрационно-контрольную карточку (РКК) или оформляется отдельным листом согласования с использованием средств АС ДОУ (п.35 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.1 п.35 Инструкции № 19 слова «Согласование проекта ЭД внутри организации» заменены словами «Внутреннее согласование проекта ЭД (визирование)» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

В организации могут быть установлены правила согласования внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ (часть первая п.222 Инструкции № 4).

Возможность согласования проектов приказов по личному составу на бумажном носителе с применением средств АС ДОУ (СЭД) без проставления собственноручной подписи в реквизите «Виза» ни Инструкцией № 4, ни иными нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства не предусмотрена. При этом указанные нормативные правовые акты не содержат прямого запрета на такой порядок визирования документов.

Поэтому, если согласование проекта документа на бумажном носителе осуществлялось в АС ДОУ (СЭД), при распечатывании согласованного проекта документа для придания ему юридической силы будет достаточно собственноручной подписи руководителя организации.

16.03.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела