Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации проекты приказов проходят внутреннее согласование (визирование) с заместителем директора. Зачастую этим же приказом заместитель директора назначается ответственным за исполнение какого-либо поручения.

Нужно ли в таком случае на заместителя директора оформлять отметку об ознакомлении с приказом? Или реквизит «Виза» будет означать ознакомление его с приказом?

ОТВЕТ

Нет, не нужно. Организация локальным правовым актом может предусмотреть иной порядок ознакомления с распорядительными документами.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (часть вторая п.61 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (часть третья п.61 Инструкции по делопроизводству).

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается «Замечания прилагаются».

Таким образом, визирование проекта документа подразумевает под собой ознакомление должностного лица с его содержанием.

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу (часть тринадцатая п.99 Инструкции по делопроизводству).

Инструкция по делопроизводству не содержит нормы, которая предусматривает необходимость ознакомления должностного лица с распорядительным документом, если данным лицом был завизирован указанный документ.

Таким образом, если заместитель директора завизировал проект приказа, в котором он назначается ответственным за какое-либо поручение, оформлять отметку об ознакомлении его с приказом не нужно, поскольку данное должностное лицо уже ознакомлено с содержанием приказа.

Ознакомление с приказом было произведено при его визировании. Организация локальным правовым актом может предусмотреть необходимость оформления отметки об ознакомлении с приказом (иным распорядительным документом) для должностных лиц, которые участвовали в его визировании.

26.02.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Дополнительно по теме • Реквизит «Виза» на организационно-распорядительных документах.