Материал помещен в архив

Дмитрий Варнашов
специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

20.07.2021

ВОПРОС

В организации разрабатывается инструкция по делопроизводству. Вся работа с документами ведется в системе электронного документооборота (СЭД).

Как правильнее поступить: разработать отдельные инструкцию по делопроизводству (для документов на бумажных носителях) и инструкцию по работе с электронными документами или же порядок работы с документами на бумажных носителях и электронными документами лучше урегулировать одним ЛПА?

ОТВЕТ

Возможны оба варианта, но целесообразнее разработать один ЛПА.

Организация и ведение делопроизводства осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству (ч.1 п.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Особенности подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19 (ч.5 п.3 Инструкции № 4).

Порядок работы с электронными документами в организации определяется ЛПА, утвержденными руководителем организации, после согласования с государственным архивом, источником комплектования которого является организация, или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета и ГУ «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (ч.1 п.4 Инструкции № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. ч.1 п.4 Инструкции № 19 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Порядок работы с ЭД в организации определяется локальными правовыми актами, утвержденными руководителем организации, после согласования с государственным архивом, источником комплектования которого является организация, или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета.

В части требований, не установленных Инструкцией № 19, применяется Инструкция № 4 (п.3 Инструкции № 19).

Таким образом, Инструкция № 4 и Инструкция № 19 - это взаимодополняемые документы. Инструкция № 4 является базовым документом, а Инструкция № 19 регулирует только особенности работы с электронными документами.

Обе инструкции не устанавливают «жесткую» структуру, которую должна иметь инструкция по делопроизводству организации. Таким образом, ее структуру определяют разработчики.

Соответственно, организация может разработать:

• отдельные Инструкцию по делопроизводству (которая будет распространяться на работу с документами на бумажных носителях) и Инструкцию по работе с электронными документами либо

• один ЛПА, который будет распространяться и на документы на бумажных носителях, и на электронные документы.

Цель разработки инструкции по делопроизводству организации - отразить порядок работы с документами в конкретной организации, сложившиеся традиции и практики, а не «переписать» и утвердить Инструкцию № 4 или Инструкцию № 19.

Если в организации внедрена АС ДОУ или СЭД, нецелесообразно разрабатывать отдельные Инструкцию по делопроизводству (которая будет распространяться на работу с документами на бумажных носителях) и Инструкцию по работе с электронными документами, так как общий порядок работы и с документами на бумажных носителях, и с электронными документами (документами в электронном виде) будет осуществляться в АС ДОУ / СЭД. Наличие двух ЛПА приведет к путанице, непринятию установленных правил работы с документами работниками и другим негативным последствиям.

В рассматриваемой ситуации эффективнее и правильнее разработать один ЛПА, где отразить работу со всеми документами (на бумажных носителях и электронными).