Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации разработана и внедрена методологическая инструкция в рамках системы менеджмента качества (СМК) «Управление документированной информацией. Порядок оформления, регистрации, исполнения и хранения организационно-распорядительной документации».

Необходимо ли разрабатывать отдельную инструкцию по делопроизводству организации?

ОТВЕТ

Зависит от содержания такой инструкции (учитывались ли требования инструкции по делопроизводству при ее разработке, сфера ее действия: все документы организации или документация, образующаяся при функционировании СМК).

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы устанавливает часть первая п.1 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4).

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству (часть первая п.4 Инструкции № 4).

Таким образом, в каждой организации независимо от формы собственности должна быть разработана и утверждена инструкция по делопроизводству в качестве локального правового акта.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на:

• организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий;

• организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий (части первая, шестая п.3 Инструкции № 4).

В организациях, внедривших международные стандарты серии ISO 9000 «Системы менеджмента качества», разрабатываются локальные акты по делопроизводству (управлению документами), например, стандарты по управлению документами, документированные процедуры и др.

Иногда указанные документы разрабатываются в том числе на основе Инструкции № 4 и регулируют порядок работы со всеми документами организации на всех этапах их жизненного цикла (от создания и получения до передачи в архив или уничтожения).

В зависимости от содержания методологической инструкции возможны следующие варианты ответа на поставленный вопрос:

1. Если в организации разработан в рамках СМК локальный правовой акт по делопроизводству (управлению документами на основе Инструкции № 4, его действие распространяется на все документы организации. Дополнительная разработка инструкции по делопроизводству нецелесообразна, так как в организации уже есть ЛПА, определяющий порядок работы с документами.

Инструкция № 4 не устанавливает жесткую структуру инструкции по делопроизводству организации. Таким образом, структуру инструкции по делопроизводству организации (количество и наименования разделов, приложений) определяют ее разработчики.

В этой связи наличие у локального правового акта по делопроизводству (управлению документам) названия, отличного от «инструкции по делопроизводству», по мнению автора, не является принципиальным.

Справочно Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях не устанавливает ответственности за нарушение требований Инструкции № 4.

2. Если в организации разработан в рамках СМК локальный правовой акт по делопроизводству (управлению документами), который не учитывает требования Инструкции № 4, и его действие распространяется только на документы СМК - разработка инструкции по делопроизводству необходима.

Наличие в организации локального(ых) правового(ых) акта(ов) по делопроизводству (управлению документами), которые распространяются только на документы СМК, не отменяет необходимости разработки инструкции по делопроизводству в организации.

При этом в организации одновременно могут действовать, например, политика (стандарт) по делопроизводству (управлению документами) и инструкция по делопроизводству.

В политике (стандарте) по делопроизводству (управлению документами) целесообразно закрепить общие цели, принципы и рамочные нормы по работе с документами. Такой документ может устанавливать общие подходы к управлению всей документацией организации (управленческой, научно-технической и др.).

Нормы политики (стандарта) по делопроизводству (управлению документами) могут быть детализированы и конкретизированы в инструкции по делопроизводству организации, а также в иных локальных правовых актах, определяющих порядок работы с отдельными категориями и разновидностями документов (научно-технической документацией и др.) (п.44 Методических рекомендаций по работе с документами в организациях, внедряющих международные стандарты ISO серии 9000, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.09.2013 № 48).

20.04.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 по февраль 2021 года

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.