Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации с работниками дополнительно к трудовым договорам и контрактам подписываются обязательства о неразглашении коммерческой тайны (NDA).

Какой срок хранения необходимо установить указанным обязательствам?

ОТВЕТ

Целесообразно установить срок хранения 3 (5) лет (после окончания срока действия трудового договора, контракта).

Обязательство о неразглашении коммерческой тайны (далее - обязательство) - это гражданско-правовой договор, заключаемый владельцем коммерческой тайны или лицом, получившим к ней доступ, с лицом, состоящим в трудовых отношениях с владельцем коммерческой тайны, или лицом, получившим к ней доступ, и определяющий обязательства сторон, связанные с соблюдением конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну (абзац 7 части первой ст.1 Закона Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне», далее - Закон).

Наниматель, являющийся владельцем коммерческой тайны и (или) получивший доступ к коммерческой тайне третьих лиц, в связи с установлением режима коммерческой тайны вправе определить работников, с которыми необходимо заключить обязательство (часть первая ст.17 Закона).

Работники, получившие доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, и подписавшие обязательство, после прекращения трудового договора (контракта) с нанимателем обязаны соблюдать конфиденциальность таких сведений в течение срока действия обязательства о неразглашении коммерческой тайны либо до момента отмены режима коммерческой тайны в отношении сведений, составляющих коммерческую тайну, к которым работник имел доступ, если этот момент наступит ранее окончания срока действия обязательства (часть пятая ст.17 Закона).

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), не устанавливает срок хранения таких обязательств.

Применение в данном случае п.66 Перечня, который устанавливает сроки хранения договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности и документов к ним, будет корректным.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.70 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Отсчет срока хранения обязательств целесообразно проводить после окончания срока действия трудового договора, контракта (как это делается в отношении трудовых договоров, контрактов согласно п.641 Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.676 Перечня в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

Сроки хранения документов, не отраженных в Перечне, определяются центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК (ЭК)) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.165.4 п.165 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Соответственно, срок хранения обязательств должна определить ЭК организации.

На основании приведенного анализа срок хранения обязательства должен определяться исходя из:

• срока его действия;

• даты увольнения работника.

Таким образом, срок хранения обязательства целесообразно устанавливать в течение 3 (5) лет (после окончания срока действия трудового договора, контракта). Организация может установить и иные (более продолжительные) сроки хранения для обязательств (исходя из анализа рисков, которые влекут за собой уничтожение обязательств).

В номенклатуре дел организации дело с обязательствами будет выглядеть следующим образом:

05.01.2021

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела