Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В организации сформировано дело с перепиской по основной деятельности.

Можно ли формировать в части это дело, например: дело 01-07. Часть 1. Переписка с клиентами по вопросам заключения договоров; дело 01-07. Часть 2. Переписка с клиентами о расторжении договоров?

ОТВЕТ: Можно, но не в этом случае.

В соответствии с требованиями к составлению номенклатуры дел заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. В заголовок дела дополнительно включается указание адресата или корреспондента документов. В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты и содержание вопроса, по которому ведется переписка (подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

С учетом этого в данной ситуации заголовок дела должен быть конкретизирован путем указания корреспондента (с клиентами) и вопроса (заключение договора и т. д.) и соответственно данная переписка должна составлять отдельные дела.

Переписка по вопросам заключения договоров может быть отнесена к переписке о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности и хранится 3 года согласно п.67 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.71 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Примером разделения переписки на части может стать ситуация, когда значительную часть дела составила переписка с определенным корреспондентом (клиентом «А»), которую целесообразно сформировать отдельно.

Справочно Подробно см. материал «Особенности формирования документов одного дела в тома или части при сдаче в архив».

30.08.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела