Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации создаются служебные записки, которые представляются руководству организации.

Можно ли для определения сроков их хранения руководствоваться п.36 Перечня типовых документов?

ОТВЕТ

Можно.

Срок хранения для документов по основной деятельности, представляемых работниками руководству организаций (докладные записки, справки, сводки, сведения и др.), - 5 лет ЭПК (5 лет) (п.36 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов)).

При объединении в одном пункте разных видов документов по одному вопросу и имеющих одинаковый срок хранения используется термин «документы», а в скобках раскрываются все или основные виды документов, включенных в пункт (примечание 4 к Перечню типовых документов).

В нормативных правовых актах в сфере архивного дела и делопроизводства отсутствует термин «служебная записка». Это обусловлено запретом ведения переписки между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений (часть вторая п.13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Отличие терминов «докладная записка» и «служебная записка» в том, что докладные записки обеспечивают вертикальную связь объектов управления, а служебные записки - связь объектов управления на горизонтальном уровне. На практике же во многих организациях служебная записка выполняет функции докладной записки, то есть для обеспечения вертикальной связи между объектами управления.

30.03.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года