Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации внедрена система электронного документооборота. Все входящие документы сканируются, помещаются в СЭД; на каждый документ заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

Можно ли на этом основании не формировать документ на бумажном носителе в дело?

ОТВЕТ

Нет, нельзя. Наличие скана документа не отменяет необходимости формирования в дело оригинала на бумажном носителе.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях документы на бумажных носителях, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом.

Наличие электронной копии документа на бумажном носителе не отменяет необходимости осуществления с поступившим документом на бумажном носителе делопроизводственных операций, установленных Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, в том числе в части формирования его в дело (абзац 2 подп.140.10 п.140 данной Инструкции).

Таким образом, документ на бумажном носителе после создания его электронной копии (скана) должен быть помещен в дело в соответствии с номенклатурой дел организации.

13.03.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела