Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации внедрена система менеджмента качества (СМК) в соответствии с международными стандартами ISO серии 9000.

Каким нормативным правовым актом необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов, образующихся в организациях в рамках функционирования системы менеджмента качества?

ОТВЕТ

Сроки хранения документов, образующихся в организациях в рамках функционирования системы менеджмента качества, могут устанавливать на основании Перечня № 30 или протокола экспертной комиссии организации.

Международные стандарты ISO серии 9000 не содержат положений, регламентирующих вопросы определения сроков хранения документов.

При внедрении СМК необходимо учитывать нормативные правовые акты в сфере архивного дела и делопроизводства (п.50 Методических рекомендаций по работе с документами в организациях Республики Беларусь, внедряющих международные стандарты ISO серии 9000 «Системы менеджмента качества», утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.09.2013 № 48).

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов), используется при проведении государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями экспертизы ценности документов в целях определения сроков их хранения. Нормы Перечня типовых документов обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов (примечания 1, 2 к Перечню типовых документов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

В Перечне типовых документов сроки хранения документов СМК отдельно не выделены.

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2014 № 30 (далее - приказ № 30) был установлен перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по конструированию изделий промышленного производства, разработке технологических процессов, производственной деятельности, научно-исследовательской деятельности, охране объектов интеллектуальной собственности, с указанием сроков хранения (далее - Перечень № 30). Глава 14 «Качество продукции, технический контроль, стандартизация, сертификация» Перечня № 30 устанавливает сроки хранения документов, образующихся в организациях в рамках функционирования системы менеджмента качества.

Нормы Перечня № 30 обязательны только для структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственных архивных учреждений, а также для государственных органов, иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов (п.2 приказа № 30).

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, не обязаны применять нормы Перечня № 30 при проведении экспертизы ценности документов, образующихся в процессе их деятельности. Пунктом 3 приказа № 30 им только рекомендовано применять нормы Перечня № 30.

В случае если сроки хранения документов законодательно не закреплены, полномочия по их установлению возложены на экспертную комиссию организации (ЭК).

Так, сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются центральной экспертной комиссией (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или центральными экспертными комиссиями вышестоящих организаций (для иных организаций) (часть вторая подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Соответствующее решение должно быть оформлено протоколом заседания ЭК, который утверждается руководителем организации (пп.176-177 названной Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.165.4 п.165, пп.176 и 177 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

Таким образом, установление сроков хранения документов, образующихся в организациях в рамках функционирования СМК, возможно:

• на основании Перечня № 30, который носит рекомендательный характер;

• организацией самостоятельно (решение отражается в протоколе ЭК организации).

16.07.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела