Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

08.06.2022

ВОПРОС

В организации, являющейся источником комплектования государственного архива, созданы все условия для хранения электронных документов (наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), а также информационной системы архива организации (АИС)).

Обязательно ли документы постоянного срока хранения, документы временного срока хранения (свыше 10 лет) и документы с отметкой ЭПК дублировать на бумажном носителе для сдачи в архив?

ОТВЕТ

Необязательно.

Если порядок работы с электронными документами соответствует порядку, установленному в Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19, и Правилах работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20, то хранение идентичных документов на бумажном носителе не осуществляется, так как вышеназванные НПА не содержат такого требования.

Также в организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке (ч.2 п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

То есть, если условия для хранения документов в электронном виде в архивах созданы, такая необходимость отсутствует.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.