Материал помещен в архив

ВОПРОС: В организацию поступило одновременно несколько видов обращений по одному вопросу: письменное, устное и электронное.

Будут ли они считаться повторными и если да, то можно ли их оставить без рассмотрения по существу? Необходимо ли их все регистрировать и отвечать на них?

ОТВЕТ: Обращения необходимо зарегистрировать и дать ответ.

Все поступающие в организацию обращения заявителей, в том числе устные, изложенные в ходе личного приема должны быть учтены и зарегистрированы в день их поступления (п.5 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее - Положение)).

Указанные обращения будут считаться идентичными в соответствии со ст.13 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон).

Повторным является обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу в одну и ту же организацию, если на него уже был дан ответ (абзац 12 ст.1 Закона).

Законом предусматривается, что если идентичные или уточняющие обращения поступили до направления ответа на первоначальное обращение, то на них может направляться общий ответ в сроки, установленные Законом для рассмотрения первоначально поступившего обращения. В этом случае указанные обращения учитываются как одно обращение.

При подаче заявителем в государственный орган, иную организацию нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения (п.11¹ Положения).

Если в организации обращения различных форм подачи: письменные, устные, электронные регистрируются в одном журнале, то все три обращения необходимо зарегистрировать в этом журнале под одним регистрационным индексом.

Если в организации ведутся отдельные журналы для регистрации обращений соответствующих форм подачи (отдельно для регистрации письменных обращений, отдельно - для устных, отдельно - для электронных, поступивших на адрес электронной почты организации или размещенной в специальной рубрике на официальном сайте этой организации в глобальной компьютерной сети Интернет), то необходимо зарегистрировать первоначальное обращение в соответствующем журнале, где можно сделать отметку о том, что идентичные обращения поступили с помощью еще двух форм подачи.

В регистрационно-контрольную форму регистрации обращений введен дополнительный реквизит: «Даты идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение».

На все три обращения готовится один письменный ответ, который в установленные сроки направляется по почте и на адрес электронной почты заявителя.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

22.08.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела