ВОПРОС

В организацию поступило одновременно несколько видов обращений по одному вопросу: письменное, устное и электронное.

Будут ли они считаться повторными и если да, то можно ли их оставить без рассмотрения по существу? Необходимо ли их все регистрировать и отвечать на них?

ОТВЕТ

Обращения необходимо зарегистрировать и дать ответ.

Все поступающие в организацию обращения заявителей, в том числе устные, изложенные в ходе личного приема должны быть учтены и зарегистрированы в день их поступления (часть первая п.5 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее - Положение)).

Указанные обращения будут считаться идентичными в соответствии со ст.13 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон).

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу в одну и ту же организацию, если на него уже был дан ответ (абзац 12 ст.1 Закона).

Если идентичные или уточняющие обращения поступили до направления ответа на первоначальное обращение, то на них может направляться общий ответ в сроки, установленные Законом для рассмотрения первоначально поступившего обращения. В этом случае указанные обращения учитываются как одно обращение (часть вторая п.1 ст.13 Закона).

При подаче заявителем в государственный орган, иную организацию нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения (п.11¹ Положения).

Если в организации обращения различных форм подачи: письменные, устные, электронные - регистрируются в одном журнале, то все три обращения необходимо зарегистрировать в этом журнале под одним регистрационным индексом.

Если в организации ведутся отдельные журналы для регистрации обращений соответствующих форм подачи (отдельно для регистрации письменных обращений, отдельно - для устных, отдельно - для электронных, поступивших на адрес электронной почты организации или размещенной в специальной рубрике на официальном сайте этой организации в сети Интернет), необходимо зарегистрировать первоначальное обращение в соответствующем журнале, где можно сделать отметку о том, что идентичные обращения поступили еще в двух видах.

В регистрационно-контрольную форму регистрации обращений введен дополнительный реквизит: «Даты идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение».

На все три обращения готовится один письменный ответ, который в установленные сроки направляется по почте и на адрес электронной почты заявителя.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

05.10.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела