Материал помещен в архив

ВОПРОС (БРСПО): В Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), отсутствует информация о документации учреждений образования и сроках ее хранения по системе менеджмента качества (далее - СМК).

Какими нормативными документами следует руководствоваться при включении в номенклатуру дел учреждения образования документации по СМК?

ОТВЕТ: Сроки хранения документов СМК в Перечне отдельно не выделены.

Вместе с тем в Перечне представлен значительный объем видов и категорий документов по образовательному процессу (главы 30-38). Зачастую к документации СМК неоправданно относят документы иных систем документации: организационно-распорядительной, планово-отчетной, снабженческой, учебной и др., которые по своей сути также обеспечивают достижение целей СМК в организации (с учетом профиля ее деятельности). В связи с этим при определении сроков хранения документации СМК учреждения образования представляется целесообразным обратить пристальное внимание на главы 30-38 Перечня, особенно на те пункты, которые содержат емкие формулировки, включающие широкий спектр документов. Например, в п.703 Перечня закреплен срок хранения целого спектра документов об изучении, анализе и оценке состояния учебно-методической, воспитательной работы, мерах по ее совершенствованию, обобщении и распространении эффективного педагогического опыта (планы, отчеты, заключения, справки, информации и иные возможные виды документов).

В случае если сроки хранения интересующих документов законодательно не закреплены, то сроки их хранения уполномочена определять экспертная комиссия организации (далее - ЭК) в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143. В частности, решение об установлении сроков хранения документов должно быть отражено в протоколе заседания ЭК, который подлежит утверждению руководителем организации. При этом в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, такое решение должно быть согласовано с соответствующим государственным архивом, а в организациях, имеющих вышестоящую организацию, - с центральной ЭК вышестоящей организации.

14.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»