Пособие от 29.12.2017
Автор: Шевцов А.

В помощь кадровику: составление необходимой документации в конце календарного года

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив

В ПОМОЩЬ КАДРОВИКУ: СОСТАВЛЕНИЕ НЕОБХОДИМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В КОНЦЕ КАЛЕНДАРНОГО ГОДА

Наименование документа/мероприятия	Период составления	Норма законодательства	Особенности составления	Аналитические материалы по теме
Номенклатура дел отдела кадров на будущий год	До 1 января года, на который будет составлена	Пункты 152, 153, 158 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4	Номенклатуры дел составляются на дела каждого структурного подразделения. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 11 к Инструкции. Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения
График трудовых отпусков на будущий год	Не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом	Часть вторая ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)	Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором. При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с частью четвертой ст.168 ТК	Приказ об утверждении унифицированной формы графика отпусков (пример). График трудовых отпусков. График отпусков
План работы по ведению воинского учета военнообязанных	До 1 января года, на который будет составлен	Пункты 109, 121 Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденной постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 31.05.2011 № 21. От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2020 г. действует постановление Министерства обороны Республики Беларусь от 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета»	План работы по ведению воинского учета и бронирования военнообязанных согласовывается с военным комиссаром района и утверждается руководителем организации. Необходимо ежегодно сверять личные карточки военнообязанных с записями в военных билетах
Штатное расписание	При необходимости изменений до 1 января	Статьи 1, 19, 194 ТК. От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. ст.1 ТК изложена в новой редакции Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Уточнены определения терминов	Трудовым законодательством срок или периодичность утверждения штатного расписания не установлена. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости	Алгоритм действий при переименовании должности или профессии в штатном расписании. Штатное расписание (с применением Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь) (пример). Штатное расписание (без применения Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь, тарифной сетки, определенной тарифным (местным) соглашением либо разработанной и утвержденной в организации) (пример)
Статистическая отчетность	Подробно см. в подборке «Отдел по труду и заработной плате: задачи и функции». Обратите внимание! Статьей 23.18 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях за нарушение порядка представления данных государственной статистической отчетности предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа. От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. следует руководствоваться ст.24.12 КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Комментарии см. здесь
Кадровый аудит	По завершении года	Справочно Алгоритм проведения внутреннего кадрового аудита и типичные кадровые ошибки см. здесь
Формирование дел	По завершении года	Пункт 42 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила). От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь	Документы формируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в делопроизводстве осуществляют служба документационного обеспечения управления и архив организации. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел в архив организации
Составление описей дел	Не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством	Пункты 84, 87 Правил	Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.). В описи включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года
Передача дел в архив организации, уничтожение документов с истекшим сроком хранения		Пункты 97, 102, 105 Правил	Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив организации. Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством. Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 14 к Правилам

29.12.2017

Александр Шевцов, юрист