Материал помещен в архив

ВОПРОС

В приказах по командировкам за границу (менее 1 месяца) указан буквенный код «к» вместо «л». В номенклатуре дел также неверно указан срок хранения по таким приказам - 75 лет.

Как правильно сделать исправления в данной ситуации?

ОТВЕТ

Исправлять не нужно. Необходимо вновь издаваемые приказы регистрировать с правильными индексами.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов трехлетнего срока хранения) (подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113 в ч.2 подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству слово «75-летнего» заменено словом «55-летнего». Комментарии см. здесь.

Если в организации приказам, в том числе о командировании работников, регистрационные индексы ранее были присвоены с нарушением указанной выше нормы, то исправлять индексы приказов не следует. Под этими индексами приказы были учтены (зарегистрированы) в журнале регистрации приказов, иной регистрационно-учетной форме (регистрационно-контрольной карточке на бумажном или электронном носителе).

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др. (подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству).

В таком случае регистрационным индексом является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением (подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, если есть два дела с приказами по личному составу (75 лет и 3 года), то приказы по командировкам за границу (менее 1 месяца) будут помещаться вместе с приказами, срок хранения которых составляет 3 года.

Если формируется отдельное дело с приказами по командировкам (только с таким видом приказов), то нужно использовать иную дополнительную литеру, например, «ком», «км», так как с условным обозначением «л» регистрируются другие приказы со сроками хранения 3 года (о трудовых отпусках, наложении дисциплинарных взысканий и др.).

Если формируется отдельное дело с приказами по командировкам (менее 1 месяца), то в номенклатуре дел срок его хранения 75 лет можно зачеркнуть и указать 3 года.

01.06.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела