Материал помещен в архив

ВОПРОС: В приказе организации о предоставлении отпуска 10 пунктов: 10 работникам в различные дни предоставляются социальные отпуска.

С какой целью необходимо вести журналы регистрации приказов? Как правильно зарегистрировать такой приказ в журнале?

ОТВЕТ: Приказы о предоставлении социальных отпусков относятся к категории приказов по личному составу 75-летнего срока хранения и должны регистрироваться в соответствующем журнале.

Справочно Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Итак, регистрация документа, в том числе приказа, - это запись сведений об этом документе в регистрационной форме. Каждой записи в регистрационной форме присваивается порядковый учетный номер, который затем уже переносится на сам документ. При этом порядковый номер может быть дополнен при необходимости определенным условным обозначением (например, для приказов по личному составу такими дополнительными условными обозначениями являются литеры «к» и «л»). Порядковый номер и дополнительное условное обозначение формируют регистрационный индекс документа, представляющий собой его своеобразный уникальный идентификатор.

Регистрационный индекс является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу (абзац 4 части первой п.18 Инструкции). Наличие регистрационного индекса свидетельствует о том, что документ, в том числе приказ, создан в установленном порядке и носит официальный характер.

Запись учетных данных о документе можно осуществить в одной из регистрационно-учетных форм.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе документационного обеспечения управления по установленной форме (часть первая подп.139.7 п.139 Инструкции). Допускается также регистрировать документы в журналах (при объеме до 600 в год).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в части первой подп.139.7 п.139 Инструкции слова «носителе или в АС ДОУ, представляющая собой» заменены словами «или электронном носителе, содержащая» постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Таким образом, для регистрации документов, в том числе приказов, может использоваться регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе, регистрационно-контрольная форма или в автоматизированной системе документационного обеспечения управления либо журнал. Традиционно в большинстве организаций для приказов используется журнальная форма регистрации.

Индексы приказам присваиваются по журналу регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря).

Приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида:

• по основной деятельности;

• по личному составу;

• по административно-хозяйственным вопросам (часть первая п.98 Инструкции).

Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения:

• о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников - 75 лет;

• о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.3, 21.4 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.3 и 21.4 п.21 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Все приказы в зависимости от своего назначения (по группам) должны регистрироваться в отдельных журналах и формироваться в различные дела. В пределах каждой из групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера, начиная с 1.

В результате в каждой организации в течение года будет издано как минимум четыре приказа под номерами «1», «2», «3» и т. д. Для того чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу необходимо через дефис добавлять литеру «к» или «л». Наименование литеры зависит от разновидности приказа. Приказы о приеме, переводе и тому подобные будут иметь в индексе литеру «к». К номерам приказов о предоставлении трудовых отпусков, наложении дисциплинарных взысканий и тому подобного следует добавлять литеру «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в части второй подп.142.4 п.142 Инструкции.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 подп.142.4 п.142 Инструкции с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственным вопросам - к их порядковым номерам добавляются соответствующие литеры, отличающие их от приказов других групп, например «ах» или «ахв». Конкретный состав литер Инструкцией не установлен и определяется организацией самостоятельно.

К регистрационным номерам приказов по основной деятельности, в отличие от приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности, дополнительные поисковые признаки (литеры), как правило, не добавляются. Добавление к порядковым номерам приказов этой группы сокращений типа ОД («основная деятельность») является излишним. Лишь в организациях, имеющих сложную структуру и издающих большое количество приказов по основной деятельности, возможно ведение отдельной регистрации приказов разных видов (например, могут выделяться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы об организации поверок и др.) и соответственно добавление к их порядковым регистрационным номерам дополнительных обозначений.

Сравним индексы приказов различных групп:

№ 1 (приказ по основной деятельности);

№ 1-к (приказ по личному составу 75-летнего срока хранения);

№ 1-л (приказ по личному составу 3-летнего срока хранения);

№ 1-ахв (приказ по административно-хозяйственным вопросам).

Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.), по личному составу (трудовые отпуска, взыскания и др.), по административно-хозяйственным вопросам.

Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлено. Учитывая, что приказы являются внутренними документами организации, для их регистрации может использоваться примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренная приложением 9 к Инструкции.

Однако эта форма журнала не учитывает специфику регистрации распорядительных документов (например, для регистрации приказов лишней является графа «Корреспондент»). В связи с этим более рационально использовать следующую форму:

Возможны и другие варианты исходя из соображений удобства и полноты отражения в регистрационной форме информации о документе.

Эта форма удобна для дальнейшей работы с приказами после формирования их в дела: графы «Объект приказа» (указываются лица, на которых распространяется действие приказа) и «Номера листов дела» обеспечивают быстрый поиск необходимого документа.

Допускается использовать и другие варианты формы журнала регистрации. При этом рекомендуется, чтобы журналы регистрации содержали следующие графы: дата документа, индекс документа, краткое содержание, кем подписан (если правом издания приказов обладает не только руководитель), отметка об исполнении.

Приказы о предоставлении социальных отпусков относятся к категории приказов по личному составу 75-летнего срока хранения, должны регистрироваться в соответствующем журнале, а к их порядковым номерам при регистрации должна добавляться литера «к». Заголовок приказа, которым оформляется предоставление социального отпуска 10 работникам, формулируется обобщенно: «О предоставлении социальных отпусков». При этом даты начала и (или) окончания отпусков, в том числе в случае, если они не совпадают, значения не имеют.

05.11.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела