Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

16.11.2021

ВОПРОС

В спортивной школе нужно составить номенклатуру дел.

Какой приказ нужно брать за основу: Минспорта от 29.06.2016 № 295 или Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.04.2019 № 11? Можно ли использовать оба документа?

ОТВЕТ

Если спортивная школа подчинена (входит в состав, систему) Минспорту, то она должна применять приказ № 295. Если нет - Перечень № 140. Приказ № 11 в обоих случаях можно использовать справочно.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115 внесены изменения в Перечень № 140, в частности в его название: «Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения». Комментарий см. здесь.

Существует четыре вида перечней:

1) перечень типовых документов Национального архивного фонда (НАФ), образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140;

2) перечни документов НАФ, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (далее - ведомственные перечни);

3) перечни документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения;

4) перечни документов НАФ, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. Департаментом по архивам и делопроизводству Минюста (далее - перечни Департамента).

Приказ № 295 относится к ведомственным перечням, а приказ № 11 - к перечням Департамента.

Ведомственные перечни распространяются на государственный орган, иную государственную организацию (их территориальные органы), подчиненные им (входящие в состав, систему) организации.

Если спортивная школа подчинена (входит в состав, систему) Минспорту, то она должна использовать при составлении номенклатуры дел приказ № 295.

Если спортивная школа не подчинена (не входит в состав, систему) Минспорту, то приказ № 295 на нее не распространяется. При составлении номенклатуры дел, отборе документов на хранение и выделении их к уничтожению может применяться только перечень типовых документов № 140.

При этом, если сроки хранения некоторых видов документов, указанных в Перечне № 140 и в ведомственном перечне, различны (как правило, когда в ведомственный перечень не вносились изменения в соответствии с изменениями, внесенными в типовые документы), то применяется Перечень № 140.

Сроки хранения, установленные в перечнях Департамента, применяют структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственные архивные учреждения при проведении экспертизы ценности в целях установления сроков хранения документов, образующихся в процессе их деятельности, а также деятельности государственных органов, иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Государственные архивные учреждения реализуют данное положение в процессе согласования номенклатур дел, утверждения описей дел постоянного хранения, при приеме документов и дел на постоянное хранение в государственный архив, оказания методической помощи архивам организаций.

Для определения срока хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, не указанных выше, устанавливается рекомендательный характер применения перечней Департамента. То есть его можно использовать справочно, а установленные на его основе сроки закреплять в решении центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) спортивной школы.

Справочник сроков хранения документов см. здесь.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.