Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В связи с тем что срок действия трудовых договоров, заключенных в течение 1 календарного года, истекает в разное время, как правильно формировать в дела трудовые договоры (контракты) для передачи в архив?

ОТВЕТ: Трудовые договоры (контракты) находятся на оперативном хранении и не подлежат передаче на хранение в архив; при включении трудового договора (контракта) в личное дело - передается в архив после увольнения работника.

Срок хранения трудовых договоров (контрактов) составляет 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов, контрактов с государственными служащими - 75 лет (п.641 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Трудовые договоры (контракты) со сроком хранения 3 года могут формироваться в отдельное дело и систематизироваться в нем по хронологии или алфавиту фамилий работников, с которыми заключены трудовые договоры (контракты). Такие дела не подлежат передаче на хранение в архив. До истечения срока хранения они находятся на оперативном хранении в кадровой службе, а затем включаются в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Однако в соответствии с п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, трудовые договоры (контракты) могут включаться в личное дело работника (контракт с государственными служащими обязательно помещается в личное дело). В таком случае после увольнения работника трудовой договор (контракт) в составе личного дела передается в архив.

09.02.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела