Материал помещен в архив

ВОПРОС (ГУО «П»): В связи с утверждением Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), необходимо ли дела, уже переданные в архив, расшивать и дополнять новыми документами, сроки хранения которых увеличились?

ОТВЕТ: В случае если ранее установленный срок хранения документов временного хранения (до 10 лет включительно), находящихся на оперативном хранении в структурных подразделениях, согласно новому Перечню необходимо увеличить и он составит свыше 10 лет, то такие документы подлежат передаче в архив организации и, соответственно, включению в описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или описи дел по личному составу.

Например, в новом Перечне увеличен срок хранения приказов о предоставлении социальных отпусков. Согласно п.21.3 Перечня такие приказы подлежат хранению в течение 75 лет (до вступления Перечня в силу такие приказы можно было хранить 3 года (после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства)). В связи с этим приказы о предоставлении социальных отпусков подлежат изъятию из соответствующих дел, уже завершенных делопроизводством и находящихся на оперативном хранении в отделе кадров или иных структурных подразделениях, и передаче в архив организации. В целях сохранения сформированных и оформленных по архивным правилам дел, уже хранящихся в архиве организации, приказы о предоставлении социальных отпусков целесообразно сформировать в отдельные дела (по годам) и включить в соответствующие годовые разделы сводной описи дел по личному составу под литерными номерами (в соответствии с установленной схемой систематизации или же в конец годового раздела сводной описи) в порядке, предусмотренном п.118 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143.

13.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»