Материал помещен в архив

ВОПРОС

В типографии ошиблись с нумерацией бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь: следующий бланк должен был быть за номером 7001, а в типографии напечатали 2 000 экземпляров бланков с номером 0001.

Как быть в такой ситуации?

ОТВЕТ

Целесообразно использовать в работе бланки с имеющейся нумерацией 0001-2000.

Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь являются полиграфической продукцией. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам государственных органов и иных государственных организаций, определенных Законом Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (п.1 части первой Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172, далее - Положение).

Гербовые бланки государственных органов и иных государственных организаций подлежат обязательному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров.

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам гербовых бланков в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) с использованием следующих реквизитов:

• наименование вида гербового бланка;

• дата поступления;

• номер сопроводительного документа;

• организация - поставщик гербовых бланков;

• количество экземпляров;

• серия и номер гербовых бланков;

• наименование структурного подразделения государственного органа и иной государственной организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

• расписка в получении;

• примечание (отметка об уничтожении и т. д.) (п.3 Положения).

Положение не определяет порядок присвоения порядковых номеров бланкам документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь:

1) валовой - на протяжении всего существования организации и использования ею соответствующих бланков;

2) порядковый - в пределах одного заказа в типографии и др.

В этой связи целесообразно использовать в работе указанные бланки и учесть их с имеющейся нумерацией (0001-2000) в журнале учета бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом (распоряжением) руководителя государственного органа и иной государственной организации. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителей государственных органов и иных государственных организаций (п.8 Положения).

Соответственно, особенности нумерации рассматриваемой партии бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь следует отметить в документе(ах), которые будут оформлены по результатам проверки наличия, использования и хранения гербовых бланков.

Справочно Подробнее о гербовых бланках см. подборку «Всё по одной теме. Оформление документов в организации».

03.03.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года