Материал помещен в архив

ВОПРОС: В учреждение образования часто обращаются юридические и физические лица с просьбой о выдаче копий документов, имеющихся у организации.

Обязана ли организация удовлетворять такие просьбы? Как правильно должны заверяться такие копии?

ОТВЕТ: Зависит от ситуации. Заверяют в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и СТБ 6.38-2016.

Юридические лица всех форм собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства, выдают:

• копии исходящих от них документов обратившимся к ним гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее - обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами;

• обратившимся лицам (их представителям) необходимые для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, копии имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и тому подобным);

• копии имеющихся у них документов другим юридическим лицам (их представителям), если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц (п.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц»).

Юридические лица обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для предоставления ими заявителям, если актами законодательства не предусмотрено предоставление нотариально засвидетельствованных копий таких документов. При этом запрещается свидетельствование верности копий паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность, военного билета, служебного удостоверения депутата, иных служебных удостоверений, свидетельства о регистрации ходатайства о предоставлении статуса беженца, дополнительной защиты или убежища в Республике Беларусь, свидетельства о предоставлении дополнительной защиты в Республике Беларусь, а также других документов, свидетельствование копий которых запрещено актами законодательства (подп.1.5 п.1 вышеуказанного постановления).

Копии документов, предоставляемые обратившимся лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, определенном п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.64 вышеназванной Инструкции на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154.

Так, выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.

Пример ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример Верно Инспектор отдела кадров Подпись О.Р.Шумилина 18.08.2017

Данная процедура также регламентирована подп.7.28 п.7 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Справочно По этой теме также см.: • «Понятие "копия документа", виды копий в делопроизводстве и архивном деле»; • «Выдача и свидетельствование копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан и юридических лиц».

29.08.2017

Сергей Овсейко, кандидат юридических наук, кандидат экономических наук