Материал помещен в архив

ВОПРОС: В учреждении образования (школе) ведется алфавитная книга записи учащихся. Для каждой буквы алфавита отводится примерное количество отдельных страниц и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Например, А-20 (ученик записан в алфавитной книге на букву «А» под номером 20). Школе более 30 лет, и за это время в учреждении заведено 11 алфавитных книг, из них 3 книги имеют записи учащихся на букву «А».

Будет ли нарушением такая запись: А-20/6 (ученик записан в алфавитной книге на букву «А» под номером 20, после знака дроби шестерка - это номер алфавитной книги)?

ОТВЕТ: В настоящее время порядок ведения алфавитных книг учащихся учреждений общего среднего образования, специальных общеобразовательных школ (специальных общеобразовательных школ-интернатов), вспомогательных школ (вспомогательных школ-интернатов), центров коррекционно-развивающего обучения и реабилитации нормативными правовыми актами Республики Беларусь не регламентирован.

Вместе с тем упоминание об алфавитной книге в учреждениях образования содержится в следующих действующих нормативных актах:

• перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (в п.748 данного перечня установлен срок хранения алфавитных книг записи учащихся учреждений общего среднего образования, специальных общеобразовательных школ (специальных общеобразовательных школ-интернатов), вспомогательных школ (вспомогательных школ-интернатов), центров коррекционно-развивающего обучения и реабилитации - 50 лет).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь;

• Указаниях по заполнению формы государственной статистической отчетности 4-расходы на содержание детей (Минобразование) «Отчет о детях, признанных находящимися в социально опасном положении и нуждающимися в государственной защите, и о взыскании расходов на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении», утвержденных постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 12.09.2016 № 122 (в п.2 названных Указаний предусмотрено, что соответствующий статистический отчет заполняется на основании данных личных дел, алфавитных книг записи обучающихся (воспитывающихся) детей и лиц в возрасте от 18 до 23 лет, находящихся на государственном обеспечении, журналов первичного учета детей, признанных находящимися в социально опасном положении, журналов первичного учета детей, признанных нуждающимися в государственной защите комиссиями по делам несовершеннолетних, и других первичных учетных и иных документов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 марта 2023 г. действует форма ведомственной отчетности «Отчет о детях, признанных находящимися в социально опасном положении и нуждающимися в государственной защите, и о взыскании расходов на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении», утв. постановлением Минобразования от 05.01.2023 № 1.

При ответе на поставленный вопрос следует учитывать, что при заполнении всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей должно было делаться в новой книге без перерыва нумерации по каждой букве (п.1 раздела I утратившей силу Инструкции о ведении школьной документации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20.12.1994 № 418).

Следовательно, в пределах каждой буквы по всем книгам записи должны были осуществляться в валовом порядке с нарастанием номеров.

Пример При заполнении всех страниц первой книги на букву «А» (с номера 1 по номер 55) во второй книге первая запись должна была делаться под следующим порядковым номером - 56 - и т. д. по всем книгам.

Аналогичные требования к ведению алфавитных книг содержатся в Методических рекомендациях по упорядочению деятельности центров коррекционно-развивающего обучения и реабилитации, утвержденных письмом Министерства образования Республики Беларусь от 05.04.2001 № 08-06/75.

Указанным документом предусмотрено, что при использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

31.10.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела