Материал помещен в архив

Дмитрий Варнашов
специалист по управлению документами, магистр управления, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

13.09.2021

ВОПРОС

В журнал учета доверенностей ошибочно внесли сведения о выдаче доверенности.

Можно ли исправить эту запись в журнале? Как это отразится на общей порядковой нумерации?

ОТВЕТ

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, не содержит специальных норм, касающихся возможностей (или запрета) внесения исправлений в журналах (в том числе учета доверенностей), а также порядка внесения исправлений.

Поэтому возможны несколько вариантов решения ситуации:

1) зачеркнуть неправильную запись о выдаче доверенности с проставлением отметки «Запись под № __ внесена ошибочно» (или без каких-либо дополнительных отметок).

Факт исправления записи может удостоверить лицо, проводившее такое исправление (путем проставления собственноручной подписи, даты и (при необходимости) краткой причины исправления). Зачеркивание производится одной чертой - чтобы можно было прочитать неправильную запись.

Следовательно, следующая запись в журнале выдачи доверенностей будет под номером предыдущей (неправильной) записи;

2) зачеркнуть неправильную запись о выдаче доверенности с проставлением отметки, описанной в варианте 1 (или без каких-либо дополнительных отметок).

В таком случае следующую запись в журнале выдачи доверенностей возможно будет внести под литерным номером. Например, номер ошибочной записи - 140; номер следующей записи - 140а; далее - 141, 142 и др.;

3) если позволяет свободное место в журнале - зачеркнуть неправильную запись о выдаче доверенности с проставлением отметки, описанной в варианте 1 (или без каких-либо дополнительных отметок), и в этой же строке внести новую запись.

При исправлении в журнале выдачи доверенностей не рекомендуется стирать записи ластиком или лезвием, замазывать их корректором или заклеивать полоской чистой бумаги.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.