Материал помещен в архив

ВЕДЕМ ДЕЛОВУЮ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ ПО-АНГЛИЙСКИ

Этикет деловой переписки имеет огромное значение при ведении бизнеса с иностранными партнерами. При составлении делового письма на английском языке важно не только грамотно формулировать свои мысли. Решающее значение имеют также структура, стиль и оформление письма.

Стандарты оформления писем на английском языке

Есть определенные стандарты для оформления писем, хотя и допускаются некоторые отступления. Вот некоторые основные принципы:

• используйте бумагу формата А4 (европейский), или 8,5 х 11 дюймов (Северная Америка), или фирменные бланки;

• используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех 4 сторон;

• используйте простой шрифт, такой как Times New Roman или Arial;

• используйте размер шрифта 10-12 пунктов;

• используйте запятую или двоеточие после приветствия;

• используйте одинарный межстрочный интервал в пунктах списка и реквизитах письма;

• используйте двойной межстрочный интервал между абзацами текста письма;

• используйте двойной межстрочный интервал между последним предложением и прощанием (с уважением, с наилучшими пожеланиями);

• оставьте 3-5 строк для собственноручной подписи в блоке подписи;

• сложите письмо 3 раза (по горизонтали) для размещения в конверте;

• оформляйте письмо в так называемом блочном стиле, в котором все реквизиты выравниваются по левому полю (кроме шапки письма).

Структура делового письма

Шапка письменного бланка для делового письма

Как правило, шапка фирменного бланка изготавливается на писчей бумаге типографским способом или закладывается в компьютер и воспроизводится при печати. В ней должны быть обязательно указаны название компании, ее полный адрес, номера телефонов, факса, телекса и адрес электронной почты. Здесь могут быть также отражены регистрационный номер фирмы, вид деятельности и фамилия руководителя компании. Шапка фирменного бланка часто содержит логотип компании.

Дата

Приняты 2 вида обозначения даты, различающиеся последовательностью компонентов: месяц-число-год или число-месяц-год. Число и год пишутся цифрами, а название месяца - словом.

Номер документа

Перед отправлением письмо обычно регистрируют в соответствии с принятыми в организации стандартами. Чаще всего письму присваивается исходящий номер. Регистрация документа может быть в цифровом виде, буквенно-цифровом или буквенном.

Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности используется в письме в том случае, если вы хотите быть уверенным, что ваше письмо попадет адресату лично в руки. Данный реквизит оформляется заглавными буквами (PRIVATE или CONFIDENTIAL) и размещается не только в письме, но и на конверте.

Адрес получателя

Адрес состоит из следующих последовательных компонентов:

• титул (если таковой имеется), имя, фамилия адресата (если письмо направляется частному лицу, сотруднику конкретной организации);

• должность в компании;

• название компании;

• номер дома и название улицы;

• название населенного пункта, индекс;

• страна (в случае международной переписки).

Указание на желательное ознакомление

Данный реквизит используется, если вы хотите, чтобы в отсутствие адресата ваше письмо было рассмотрено другим человеком. Имя этого человека указывается после слова Attention. Данный реквизит указывается не только в письме, но и на конверте.

Обращение

Собственно текст письма, как правило, начинается с обращения к адресату:

• Dear Sirs:/Gentlemen: (письмо адресовано компании);

• Dear Sir:/Dear Sir or Madam:/Dear Madam: (письмо адресовано сотруднику, имя которого вы не знаете);

• Dear Mr Black:/Dear Ms Jones:/Dear Mr John White: (письмо адресовано конкретному лицу);

• Dear Rachel: (письмо адресовано человеку, которого вы хорошо знаете).

Заголовок

Написание деловых писем следует начинать с заголовка, подчеркнутого или выделенного. Заголовок должен отражать тему, содержание письма и состоять из 2 или 3 слов. Слово Subject или сокращение Re: часто используется перед заголовком.

Текст

Деловое письмо должно состоять из 3 частей: вступления, основной части и заключения. Текст письма разбивается на абзацы. Если текст письма содержит список, то он отделяется от основного текста 2 интервалами до и после списка; печатается с отступом или центрированно.

Комплиментарная концовка

Комплиментарная концовка - это фраза, завершающая письмо. Существует целый ряд таких концовок, каждая из которых, как правило, употребляется в конкретной ситуации.

• Dear Sirs:/Gentlemen: → Yours faithfully,

• Dear Sir:/Dear Sir or Madam:/Dear Madam: → Yours faithfully,

• Dear Mr Black:/Dear Ms Jones:/Dear Mr John White: → Yours sincerely,

• Dear Rachel: → Best wishes,/Best regards,

Подпись

Подпись состоит из:

• написанного от руки имени автора письма;

• напечатанного имени автора;

• должности автора.

Посылочные инициалы

Инициалы автора письма - заглавные буквы; инициалы исполнителя - маленькие буквы.

Отметка о вложениях

Если имеется приложение, то в конце письма делается соответствующая пометка Enc. или Encs. и указывается количество страниц.

Почтовая отметка

Если письмо отправляется необычным видом почтового отправления, то об этом делается соответствующая отметка не только в письме, но и на конверте.

Отметка о копиях

Возможны случаи, когда письмо отправляется нескольким людям. Для того чтобы адресат знал о том, что письмо отправлено и другим лицам, автор в нижней части письма ставит пометку cc.: и указывает имя получателя копии письма.

Постскриптум

Этот раздел документа служит для того, чтобы можно было включить информацию, которая выпала из поля зрения при написании основной части письма.

Продолжение письма на других страницах

Если письмо занимает несколько страниц, то в нижней части каждой страницы ставится пометка More/Continues или порядковый номер страницы.

Стандартные выражения, часто употребляемые в деловой переписке на английском языке

07.10.2013

Марина Марцуль, преподаватель английского языка учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»