Материал помещен в архив

ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН: ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ И ИНДЕКСАЦИИ ОБРАЩЕНИЙ

Регистрация обращений граждан

Согласно п.6 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544 (с изменениями и дополнениями от 17.01.2007 № 60, далее - Положение), все поступающие в организацию обращения должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы в день их поступления.

При первичной обработке поступивших письменных обращений сверяется правильность доставки, затем конверты вскрываются и проверяется целостность вложений.

Как правило, конверты, в которые были вложены поступившие обращения, уничтожаются. Конверт сохраняют в том случае, когда проставленный на нем штемпель является единственным подтверждением даты отправления и получения обращения. Кроме того, адрес автора обращения часто указывается лишь на конверте. В этом случае конверт также сохраняют вместе с обращением до конца решения вопроса, а затем подшивают в дело.

Конверты с пометкой «Лично», адресуемые руководителю или другим работникам организации, вскрываются только ими. После рассмотрения руководителем или данными работниками эти обращения регистрируются централизованно. Обращения, поступившие непосредственно в структурные подразделения, в день их поступления также должны быть переданы для обязательной регистрации лицу, ответственному за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

На всех поступающих обращениях проставляется регистрационный штамп входящих документов (отметка о поступлении), место расположения которого определено Государственным стандартом Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - СТБ 6.38-2004): нижнее поле первого листа обращения справа. В регистрационном штампе указывается наименование организации, в которую поступило обращение, дата и регистрационный индекс обращения.

Пример

Регистрация обращений граждан помимо общих задач регистрации - учет, контроль, справочная работа - является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данной организации.

Пунктом 5 Положения определен порядок, в соответствии с которым регистрация обращений осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольной карточке, далее - РКК), журнальной. При этом следует учитывать, что какая бы из указанных в постановлении форм регистрации ни использовалась, в регистрационную форму должны быть включены реквизиты, предусмотренные Примерной формой регистрационно-контрольной карточки обращений граждан, приведенной в приложении к Положению.

В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан. Например: вид обращения (предложение, заявление, жалоба), отметка о передаче обращения из одного структурного подразделения в другое и др. На основании того, что форма РКК устанавливает лишь общий для всех регистрационных форм состав реквизитов, она является примерной, что и отражено в ее названии, указанном в приложении к Положению.

Пример заполнения РКК и рекомендации по оформлению ее реквизитов приведены в приложениях 1 и 2.

Следует обратить внимание, что ранее действовавшими правилами ведения делопроизводства по обращениям граждан журнальная форма регистрации обращений граждан не предусматривалась. Возможность использования журнальной регистрации впервые установлена постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544. Журнальную форму регистрации документов рекомендуется применять при незначительном объеме поступающих обращений.

При журнальной регистрации обращения учитываются под порядковыми номерами в течение года. Порядковый номер может дополнительно включать первую букву фамилии заявителя и другие обозначения. В целях более оперативного поиска обращений граждан журнал регистрации можно вести в алфавитной форме, при которой обращения будут записываться по алфавиту фамилий авторов (аналогично алфавитной книге). При журнальной регистрации, как правило, отсутствует другой справочный аппарат (картотеки), а алфавитная форма журнала позволит быстро отыскать необходимые сведения о заявителе, о повторных обращениях и др. Ответы на обращения при журнальной форме регистрации также могут учитываться по этому журналу. При использовании журналов некоторые реквизиты можно объединить в одну графу, что позволит сократить их количество. Например: «фамилия, имя, отчество» и «адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон», «документ направлен на исполнение» и «дата направления», «тематика» и «содержание» и др.

Пример заполнения журнала регистрации обращений граждан приведен в приложении 3.

РЕКОМЕНДАЦИИ
по заполнению регистрационных форм учета обращений граждан

№ (регистрационный индекс) - регистрационный индекс, присвоенный обращению при поступлении;

фамилия, имя, отчество - указывается фамилия, имя, отчество заявителя, для обращений без подписи делается запись «без подписи», «анонимное»;

дата поступления - дата поступления обращения по почте, на личном приеме или переданного другим способом;

количество листов - общее количество листов обращения и приложенных к нему документов;

даты, индексы повторных обращений - указываются даты и индексы повторных (предыдущих) обращений; при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса отражается дата и индекс предыдущего обращения; при присвоении повторному обращению регистрационного индекса первого обращения проставляется только дата повторного (предыдущего) обращения;

корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма - указывается наименование организации, переславшей обращение для исполнения; дата и индекс сопроводительного письма, с которым поступило обращение;

тематика - указывается вопрос или тема обращения;

содержание - излагается краткое содержание поступившего обращения. Формулируется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»;

резолюция - решение руководителя или другого должностного лица об исполнении или разрешении вопроса, содержащегося в обращении; переносится с обращения или записывается на личном приеме;

исполнитель - отражается должность, фамилия, инициалы исполнителя, указанного в резолюции;

документ направлен на исполнение - указывается наименование организации, в которую обращение направлено для исполнения;

дата направления - отражается дата направления обращения на рассмотрение и исполнение;

срок исполнения - указывается в соответствии со сроками исполнения, установленными законодательством, или в соответствии с резолюцией. Запись об изменении сроков производится с проставлением нового срока, должности, инициалов и фамилии руководителя, принявшего решение об его изменении;

дата исполнения - отражается дата документа, содержащего окончательное решение;

ход рассмотрения - записывается информация о промежуточных решениях по обращениям граждан, запросах и полученных ответах (корреспондент, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса);

результат решения - проставляется дата, регистрационный индекс документа-ответа, с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено);

отметка о снятии с контроля - указывается должность, фамилия, инициалы должностного лица, принявшего решение о снятии обращения с контроля;

документ подшит в дело №, л. - отражается индекс дела по номенклатуре, в которое помещается обращение и документы по его рассмотрению после исполнения, а также номера тома и листов (номера тома и листов проставляются после завершения формирования дела).

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 22 января 2012 г. постановление Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» на основании постановления Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786 утратило силу.