Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Ведение делопроизводства в организации после реорганизации

В основе функционирования любой организации лежит документирование всех процессов ее управления и производства. В зависимости от организационной структуры организации документы ведутся в структурных подразделениях или отдельными работниками. В случае реорганизации организации наряду с вопросами юридического оформления данной процедуры возникают вопросы: куда передавать документы на хранение прекращающей деятельность организации и как продолжить ведение начатых делопроизводством дел в организации-правопреемнике?

Понятие, правовое регулирование передачи документов и дел при реорганизации

Порядок передачи документов и дел при реорганизации организации закреплен в:

• Законе Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон) (ст.19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.19 Закона в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З;

• Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов) (п.184, главе 47).

При реорганизации организаций документы передаются их правопреемникам. В случае преобразования государственных организаций в организации иной формы собственности установлен другой порядок: их архивные документы постоянного хранения передаются в государственные архивы, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) (часть вторая ст.19 Закона).

Справочно Информацию о системе государственных архивных учреждений см. здесь.

Норма, закрепленная в Законе, носит общий характер, так как в соответствии с частью первой ст.53 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК) к реорганизации юридического лица относится:

• слияние;

• присоединение;

• разделение;

• выделение;

• преобразование.

Аналогичные формы реорганизации закреплены в ст.15 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах».

В части третьей п.184 Правил работы архивов разъяснено:

• при реорганизации организации в форме слияния законченные делопроизводством дела включаются в фонды реорганизованных организаций, а незаконченные - в фонд вновь возникшей организации;

• при реорганизации организации в форме присоединения законченные делопроизводством дела присоединенной организации включаются в ее фонд, а незаконченные - в фонд организации, к которой она была присоединена.

Если организация присоединена на правах обособленного структурного подразделения или необособленного структурного подразделения с правами юридического лица, ее документы, законченные и не законченные делопроизводством, могут образовывать отдельный (самостоятельный) фонд;

• при организации в форме разделения законченные делопроизводством дела включаются в фонд реорганизованной организации, а незаконченные - в фонды вновь возникших организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;

• при реорганизации организации в форме выделения законченные делопроизводством дела включаются в ее фонд, а незаконченные - в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;

• при реорганизации организации в форме преобразования ее документы, образовавшиеся до и после реорганизации, составляют единый фонд;

• при реорганизации государственной организации в форме преобразования в организацию иной формы собственности ее документы, образовавшиеся в организации после такого преобразования, составляют новый фонд.

Справочно Документальный фонд - совокупность документов, образовавшихся в деятельности юридического или физического лица (п.3.3.11 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18)). Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой (п.3.3.4 СТБ 2059-2013). Часть документального фонда организации, имеющая историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и представляющая собой архивные документы, составляет архивный фонд.

Место хранения документов в случае реорганизации зависит также от:

• их вида (архивные документы, документы, находящиеся на оперативном хранении в связи с временным сроком (до 10 лет) их хранения, не завершенные делопроизводством);

• формы собственности организации (частные, государственные);

• масштаба деятельности организации (крупные, средние, малые);

• является ли организация источником комплектования государственного архива;

• имеется ли вышестоящая организация и др.

С учетом вышеперечисленного во многих случаях вопрос передачи документов и дел решается индивидуально.

Принадлежность документов к фонду прекратившей деятельность организации или вновь созданной определяется в зависимости от стадии работы с ними: законченные делопроизводством документы или незаконченные (часть третья п.184 Правил работы архивов).

Если в организации соблюдались требования Правил работы архивов в части подготовки и передачи дел в архив организации, а также уничтожения документов с истекшими сроками хранения, то законченные делопроизводством дела, хранящиеся в архиве, передаются по акту приема-передачи дел в соответствии со сводными описями дел без необходимости составления какого-либо дополнительного учетного документа.

В противном случае организации за довольно короткий срок необходимо провести научно-техническую обработку документов, что требует дополнительных трудовых и материальных затрат. Чем крупнее организация, тем, соответственно, больше документов образуется в процессе ее деятельности, и чем длительнее срок ее существования, тем значительнее требуемые трудовые и материальные затраты.

При передаче архивных документов реорганизованной организации в архиве вновь созданной организации такие документы будут составлять отдельный фонд (кроме реорганизации в форме преобразования).

Передача не завершенных делопроизводством дел

Передача не завершенных делопроизводством дел осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.

Обратите внимание! Номенклатура дел составляется в каждой организации на дела всей организации (п.152 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Не завершенные делопроизводством дела передаются вместе с регистрационно-контрольными формами, картотеками и др.

Заголовки не завершенных делопроизводством дел реорганизованных организаций включаются:

• в зависимости от распределения функций прав и обязанностей в отдельный раздел (отдельные разделы) номенклатуры дел организации правопреемника;

• под резервными номерами в соответствующие разделы номенклатуры дел.

Регистрация документов после реорганизации

С момента реорганизации регистрация документов осуществляется в организации-правопреемнике, начиная с первого регистрационного номера.

В случае реорганизации организации в форме преобразования возможно продолжение регистрации документов и ведение их нумерации, начатой в начале года.

Справочно Юридическое лицо считается реорганизованным, за исключением случаев реорганизации в форме присоединения, с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. При реорганизации юридического лица в форме присоединения к нему другого юридического лица первое из них считается реорганизованным с момента внесения в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица (ст.53 ГК).

Ведение дел, включая личные дела работников, после реорганизации

В первую очередь произошедшие изменения отражаются на обложках дел. Прежнее наименование организации берется в скобки, а новое указывается над ним.

Обратите внимание! Не допускается на обложках дел зачеркивать прежнее наименование организации.

При изменении индекса дела прежний индекс также заключается в скобки, а новый указывается над ним.

Обложка дела при изменении наименования организации, структурного подразделения и индекса дела (пример)

Частное унитарное предприятие «Аверс»
(ЧУП «Аверс»)
(Частное унитарное предприятие «Солид»
(ЧУП «Солид»))
Планово-экономический отдел
(Отдел экономического прогнозирования)

3-4

Дело № (2-7)

Бизнес-план развития предприятия на 2020 год, документы к нему (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.)

Личные дела работников в случае увольнения работников оформляются и передаются в архив. Личные дела работников, которые не прекращают трудовые отношения, передаются как не завершенные делопроизводством дела, а на обложку таких дел вносятся необходимые изменения.

Таким образом, при реорганизации организации:

• все документы, подлежащие передаче в архив организации, включаются в сводные описи дел. Годом завершения этих описей будет год, предшествующий году реорганизации;

• в акте приема-передачи указываются названия, номера сводных описей дел и количество включенных в них дел;

• документы и дела, не подлежащие хранению в связи с истечением срока их хранения, уничтожаются в установленном нормативными правовыми актами Республики Беларусь порядке путем их передачи организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья;

• завершенные делопроизводством дела временного (до 10 лет) хранения, срок хранения которых не истек, и не завершенные делопроизводством дела передаются в соответствии с номенклатурой дел или отдельной описью.

23.12.2020

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела