Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Ведение делопроизводства в организации после реорганизации

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

22.01.2024

В случае реорганизации организации возникают вопросы: куда передавать документы на хранение прекращающей деятельность организации и как продолжить ведение начатых делопроизводством дел в организации-правопреемнике?

Разобрались в разделах:

Понятие реорганизации, правовое регулирование передачи документов и дел при реорганизации

При реорганизации организаций документы передаются их правопреемникам.

В случае преобразования государственных организаций в организации иной формы собственности установлен другой порядок:

• их архивные документы постоянного хранения передаются в госархивы;

• архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) (чч.1, 3, 4 ст.19 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»).

Справочно Информацию о системе государственных архивных учреждений см. здесь.

Норма, закрепленная в Законе № 323-З, носит общий характер, так как в соответствии с п.1 ст.53 ГК к реорганизации юридического лица относится:

От редакции «Бизнес-Инфо» С 19 ноября 2024 г. в п.1 ст.53 ГК слова «учредительными документами» заменены словами «учредительным документом» Законом от 13.11.2023 № 312-З.

• слияние;

• присоединение;

• разделение;

• выделение;

• преобразование.

Аналогичные формы реорганизации закреплены в ст.15 Закона от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах».

При реорганизации организации в форме:

• слияния законченные делопроизводством дела включаются в фонды реорганизованных организаций, а незаконченные - в фонд вновь возникшей организации;

• присоединения законченные делопроизводством дела присоединенной организации включаются в ее фонд, а незаконченные - в фонд организации, к которой она была присоединена.

Если организация присоединена на правах обособленного структурного подразделения или необособленного структурного подразделения с правами юридического лица, ее документы, законченные и не законченные делопроизводством, могут образовывать отдельный (самостоятельный) фонд;

• разделения законченные делопроизводством дела включаются в фонд реорганизованной организации, а незаконченные - в фонды вновь возникших организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;

• выделения законченные делопроизводством дела включаются в ее фонд, а незаконченные - в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;

• преобразования ее документы, образовавшиеся до и после реорганизации, составляют единый фонд.

При реорганизации государственной организации в форме преобразования в организацию иной формы собственности ее документы, образовавшиеся в организации после такого преобразования, составляют новый фонд (п.184 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Справочно Архивный фонд - часть документального фонда, прошедшая в установленном порядке экспертизу ценности и поступившая на хранение в архив. Документальный фонд - совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности государственного органа, иной организации, а также на протяжении жизни гражданина (абз.5, 12 ч.1 ст.2 Закона № 323-З).

Значит, часть документального фонда организации, имеющая историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и представляющая собой архивные документы, составляет архивный фонд.

Место хранения документов в случае реорганизации зависит также от:

• их вида (архивные документы, документы, находящиеся на оперативном хранении в связи с временным сроком (до 10 лет) их хранения, не завершенные делопроизводством);

• формы собственности организации (частные, государственные);

• масштаба деятельности организации (крупные, средние, малые),

а также от того:

• является ли организация источником комплектования государственного архива;

• имеется ли вышестоящая организация и др.

С учетом вышеперечисленного во многих случаях вопрос передачи документов и дел решается индивидуально.

Принадлежность документов к фонду прекратившей деятельность организации или вновь созданной определяется в зависимости от стадии работы с ними: законченные делопроизводством документы или незаконченные (ч.3 п.184 Правил № 143).

Если в организации соблюдались требования Правил № 143 в части подготовки и передачи дел в архив организации, а также уничтожения документов с истекшими сроками хранения, то законченные делопроизводством дела, хранящиеся в архиве, передаются по акту приема-передачи дел в соответствии со сводными описями дел без необходимости составления какого-либо дополнительного учетного документа.

Дополнительно по теме • Как принимать архивные документы предприятия, которое переходит в форме присоединения? Нужен ли приказ, акт по установленной форме? Есть ли законодательство, регламентирующее этот вопрос? • Акт приема-передачи документов и дел при реорганизации (пример).

В противном случае организации за довольно короткий срок необходимо провести научно-техническую обработку документов, что требует дополнительных трудовых и материальных затрат. Чем крупнее организация, тем соответственно больше документов образуется в процессе ее деятельности, и чем длиннее срок их обработки, тем больше трудовые и материальные затраты.

При передаче архивных документов реорганизованной организации в архив вновь созданной организации такие документы будут составлять отдельный фонд (кроме реорганизации в форме преобразования).

Передача не завершенных делопроизводством дел

Передача не завершенных делопроизводством дел осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.

Обратите внимание! Номенклатура дел составляется в каждой организации на дела всей организации (п.152 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Не завершенные делопроизводством дела передаются вместе с регистрационно-контрольными формами, картотеками и др.

Заголовки не завершенных делопроизводством дел реорганизованных организаций включаются:

• в зависимости от распределения функций прав и обязанностей в отдельный раздел (отдельные разделы) номенклатуры дел организации правопреемника;

• под резервными номерами в соответствующие разделы номенклатуры дел.

Регистрация документов после реорганизации

С момента реорганизации регистрацию документов осуществляет организация-правопреемник начиная с первого регистрационного номера.

В случае реорганизации организации в форме преобразования возможно продолжение регистрации документов и ведение их нумерации, начатой в начале года.

Справочно Юридическое лицо считается реорганизованным, за исключением случаев реорганизации в форме присоединения, с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. При реорганизации юридического лица в форме присоединения к нему другого юридического лица первое из них считается реорганизованным с момента внесения в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица (п.4 ст.53 ГК).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 19 ноября 2024 г. следует руководствоваться п.4 ст.53 ГК в ред. Закона № 312-З.

Ведение дел, включая личные дела работников, после реорганизации

В первую очередь произошедшие изменения отражаются на обложках дел. Прежнее наименование организации берется в скобки, а новое указывается над ним.

Так, если в период формирования дела наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения изменялись или при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение, прежнее наименование заключается в скобки, а выше указывается новое наименование (подп.188.1 п.188 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Не допускается на обложках дел зачеркивать прежнее наименование организации.

При изменении индекса дела прежний индекс также заключается в скобки, а новый указывается над ним (подп.188.2 п.188 Инструкции № 4).

Формы документов • Обложка дела при изменении наименования организации, структурного подразделения и индекса дела (пример).

Личные дела работников:

• в случае их увольнения оформляются и передаются в архив организации;

• которые не прекращают трудовые отношения, передаются как не завершенные делопроизводством дела, а на обложку таких дел вносятся необходимые изменения.

Таким образом, при реорганизации организации:

1) все документы, подлежащие передаче в архив организации, включаются в сводные описи дел. Годом завершения этих описей будет год, предшествующий году реорганизации;

2) в акте приема-передачи указываются названия, номера сводных описей дел и количество включенных в них дел.

Формы документов • Акт приема-передачи документов и дел при реорганизации (пример);

3) документы и дела, не подлежащие хранению в связи с истечением срока их хранения, уничтожаются в установленном НПА порядке путем их передачи организациям, заготавливающим вторичное сырье.

4) завершенные делопроизводством дела временного (до 10 лет) хранения, срок хранения которых не истек, и не завершенные делопроизводством дела передаются в соответствии с номенклатурой дел или отдельной описью дел;

5) не завершенные делопроизводством дела включаются в номенклатуру дел вновь созданной организации и их формирование продолжается. Регистрация документов осуществляется с номера «1».

Дополнительно по теме • Реорганизация организации: оформление передачи документов и дел.