Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВЕДЕНИЕ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В ФИЛИАЛЕ (ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВЕ) С УЧЕТОМ ПОЛОЖЕНИЙ ТРУДОВОГО КОДЕКСА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ В РЕДАКЦИИ ОТ 25.07.2014

Понятие филиала (представительства)

Как разъяснено в части первой п.3 ст.51 Гражданского кодекса РБ (далее - ГК), представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Представительство (как и филиал) - обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения (пп.1 и 2 ст.51 ГК). Но функции филиала значительно шире функций представительства. Если представительство осуществляет защиту и представительство интересов юридического лица, а также совершает от его имени сделки и иные юридические действия, то филиал осуществляет все или часть функций создавшего их юридического лица, в т.ч. и функции представительства.

Как представительство, так и филиал в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными правовыми актами, регулирующими их деятельность.

Если вопросы ведения кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями законодательством не урегулированы, то ответы на них должны содержаться в локальных нормативных правовых актах организации.

Обратите внимание! Представительства и филиалы должны быть указаны в уставе создавшего их юридического лица (часть четвертая п.3 ст.51 ГК).

Применяемые в организациях формы кадрового делопроизводства

В организациях применяются следующие формы кадрового делопроизводства:

• централизованная;

• децентрализованная;

• смешанная.

Рассмотрим их.

Централизованное делопроизводство обычно применяется в филиалах (представительствах), расположенных в том же городе, что и головная организация. При ведении этой формы делопроизводства обычно никаких проблем не возникает, так как непосредственная обработка кадровых документов производится централизованно в кадровой службе головной организации. Трудовые книжки работников филиала (представительства) хранятся в кадровой службе головной организации, куда и обращается при увольнении работник филиала (представительства).

При децентрализованном делопроизводстве ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и филиалами (представительствами), которые выполняют одни и те же функции по кадровому документообороту.

При смешанном делопроизводстве ведется как централизованное оформление кадровых документов (например, прием на работу и прекращение трудового договора), так и децентрализованное (например, хранение личных дел работников, наложение дисциплинарных взысканий), т.е. отдельные функции кадрового делопроизводства выполняет кадровая служба головной организации, а часть функций передаются в филиалы (представительства).

Особенности ведения кадрового делопроизводства в филиалах (представительствах), расположенных в других городах

Основная особенность ведения кадрового делопроизводства в филиалах (представительствах), расположенных в других городах, состоит в том, что руководитель филиала (представительства), действующий на основании доверенности, выданной ему головной организацией, имеет право самостоятельно подписывать договоры и приказы, а также делать записи в трудовых книжках.

При выборе способа ведения кадрового документооборота учитываются количество работников филиала и финансовые возможности головной организации.

При наличии в головной организации одного или двух филиалов (представительств) с небольшим количеством работников ведение их кадрового делопроизводства лучше всего поручить работнику кадровой службы или другому работнику (например, в виде совмещения должностей) головной организации.

При наличии большого количества филиалов (представительств) в разных населенных пунктах целесообразнее всего передать ведение кадрового делопроизводства этим филиалам (представительствам), для чего в штатные расписания подразделений ввести штатную единицу кадрового специалиста. В этом случае приказом руководителя филиала (представительства) назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в филиале (представительстве) учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя филиала (представительства) об их исполнении.

При ведении кадрового делопроизводства в филиале (представительстве) ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их сохранность возлагается на руководителя филиала (представительства). При смене руководителя филиала (представительства) составляется акт приема-передачи документов и дел.

Работники филиала (представительства) должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.

Работники филиала (представительства) несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. При переводе, перемещении или увольнении работника, ответственного за делопроизводство, имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя филиала (представительства) другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел (п.170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.

Предоставление полномочий руководителю филиала (представительства)

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности (часть третья п.3 ст.51 ГК).

Обратите внимание! Чтобы руководитель филиала (представительства) обладал правом приема и увольнения работников, следует закрепить указанные полномочия в трудовом договоре и доверенности.

Приведем примеры оформления возможных полномочий директора филиала.

Пример полномочий директора филиала по кадровым вопросам, указанным в трудовом договоре (контракте)

7.1. Директор филиала:

7.1.1. заключает и расторгает трудовые договоры с работниками филиала;

7.1.2. утверждает должностные инструкции работников филиала;

7.1.3. утверждает положения об отделах филиала;

7.1.4. поощряет работников филиала или налагает на них дисциплинарные взыскания;

7.1.5. обеспечивает соблюдение работниками филиала правил внутреннего трудового распорядка и норм охраны труда;

7.1.6. обеспечивает создание условий для повышения квалификации работников филиала и содействует их профессиональному росту.

Пример полномочий директора филиала по кадровым вопросам, указанным в доверенности

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Меридиан» в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, настоящей доверенностью уполномочивает гражданина Петрова Петра Петровича, являющегося директором филиала № 2 ООО «Меридиан» в г.Витебске (далее - филиал № 2), осуществлять следующие действия:

1. Принимать и увольнять работников филиала № 2.

2. Предоставлять отпуск работникам филиала № 2.

3. Заключать трудовые договоры с работниками филиала № 2.

4. Привлекать работников филиала № 2 к дисциплинарной ответственности.

5. Привлекать работников филиала № 2 к материальной ответственности.

6. Подписывать кадровые документы (трудовые договоры, приказы, трудовые книжки).

7. Выступать в отношениях с работниками филиала № 2 полномочным представителем нанимателя ООО «Меридиан».

Пример приказа о предоставлении полномочий директору филиала на решение кадровых вопросов

Общество с ограниченной ответственностью «Меридиан»
(ООО «Меридиан»)

ПРИКАЗ

30.06.2014 № 117-л

г.Минск

О предоставлении полномочий

В целях улучшения работы с кадрами

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Предоставить ПЕТРОВУ Петру Петровичу, директору филиала № 2 ООО «Меридиан» в г.Витебске, полномочия на прием, увольнение, предоставление отпуска, привлечение работников к дисциплинарной и материальной ответственности и подписание кадровой документации (трудовые договоры, приказы, трудовые книжки).

2. Инспектору по кадрам Сидоровой Т.И. внести соответствующие изменения в контракт с Петровым П.П.

Ведение трудовых книжек в филиале (представительстве)

При любой форме кадрового делопроизводства для работников филиала (представительства) нанимателем будет являться юридическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником (абзац 6 ст.1 Трудового кодекса РБ; далее - ТК). По этой причине в заголовке записи о приеме на работу следует указать юридическое лицо. В графе 3 раздела «Сведения о приеме на работу» трудовой книжки лица, принимаемого на работу в филиал, следует указать конкретное наименование отдела (подразделения).

В ст.50 ТК с 25 июля 2014 г. внесены значительные изменения, актуальные не только для юридического лица, но и для филиала (представительства), если в нем ведется кадровое делопроизводство. Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

В случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат при отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) (часть третья ст.50 ТК).

В трудовую книжку вносятся следующие сведения (часть четвертая ст.50 ТК):

• о работнике;

• о выполняемой им работе;

• о переводах на другую постоянную работу;

• об увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора;

• о награждениях и поощрениях за успехи в работе;

• иные сведения.

Приказ (распоряжение) нанимателя служит основанием для внесения в трудовую книжку следующих записей (часть пятая ст.50 ТК):

• о заключении трудового договора;

• о переводе на другую постоянную работу;

• об увольнении;

• о награждениях и поощрениях.

При увольнении работника трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) (часть шестая ст.50 ТК).

За задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя он несет ответственность в соответствии со ст.79 ТК (при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки) (часть седьмая ст.50 ТК).

Обратите внимание! Взыскания (за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в трудовую книжку не вносятся (часть четвертая ст.50 ТК в редакциях до 25 июля 2014 г.). С 25 июля 2014 г. требование о невнесении в трудовую книжку взысканий (за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в ст.50 ТК отсутствует. По этой причине с указанной даты в трудовую книжку могут вноситься не только поощрения, но и взыскания.

Может ли руководитель филиала выдать доверенность работнику филиала?

Руководитель филиала вправе передоверить совершение действий, на которые он уполномочен доверенностью, другому лицу (например, работнику филиала) с соблюдением правил, предусмотренных ст.188 ГК (часть четвертая разъяснения ВХС РБ от 16.02.2010 № 02-38/365 (далее - разъяснение ВХС от 16.02.2010 № 02-38/365)).

Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных п.4 ст.186 ГК (п.2 ст.188 ГК).

Передавший полномочия другому лицу должен известить об этом выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные (п.4 ст.188 ГК).

Может ли филиал (иное обособленное подразделение) иметь печать?

Учредительными документами юридического лица может быть предусмотрено, что юридическое лицо имеет печати, в т.ч. печати филиалов (иных обособленных подразделений), являющиеся печатями юридического лица, поэтому доверенности от имени юридического лица могут быть выданы за подписью директора филиала, скрепленные печатью филиала, в рамках полномочий, указанных в доверенности, выданной ему в установленном порядке (часть пятая разъяснения ВХС от 16.02.2010 № 02-38/365).

Оформление перехода работника из головной организации в филиал, расположенный в другом населенном пункте

В некоторых организациях наниматель оформляет переход работника из головной организации в филиал как перемещение. Но это неверно. Перемещением признается поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах специальности, квалификации или должности с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором (часть первая ст.31 ТК).

В правовой норме ст.31 ТК непосредственно указываются три условия труда, которые могут меняться при перемещении даже при их конкретизации в трудовом договоре:

1) рабочее место;

2) механизм;

3) агрегат.

Поэтому не может признаваться перемещением поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте в обособленном подразделении (например, в филиале) даже при условии сохранения условий труда, предусмотренных трудовым договором, прежней специальности, квалификации, должности.

Работник также не может быть уволен по п.4 ст.35 ТК в связи с переводом работника, с его согласия, к другому нанимателю.

Справочно Наниматель - юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником (абзац 6 часть первая ст.1 ТК). Филиал не является юридическим лицом (часть первая п.3 ст.51 ГК).

Как следует из положений ТК и ГК, при переходе работника на работу в филиал наниматель не меняется. В том случае, если руководителю филиала нанимателем делегировано право регулирования трудовых отношений с работниками филиала, он будет не новым нанимателем, а уполномоченным лицом прежнего нанимателя.

Переход работника из головной организации в филиал должен быть оформлен переводом. Переводом признается поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения в соответствии с законодательством наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки) (часть первая ст.30 ТК).

Как следует из приведенной правовой нормы, меняются следующие условия:

• профессия, специальность, квалификация, должность, или

• наниматель, или

• местность.

В данном случае меняется местность.

Поэтому согласно положениям ТК и ГК переход работника из головной организации в филиал должен быть оформлен переводом. При документальном оформлении перевода работника необходимо учитывать следующие обстоятельства.

1. По общему правилу перевод допускается только с письменного согласия работника. Работник может выразить согласие на перевод различными способами (например, оформить заявление о переводе, письменно выразить согласие на уведомлении о переводе) (часть вторая ст.30 ТК).

2. При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключается трудовой договор (контракт) с соблюдением требований ст.18 и 19 ТК (часть шестая ст.30 ТК).

3. Наниматель обязан оформить перевод работника приказом (распоряжением). Приказ издает наниматель или уполномоченное должностное лицо нанимателя (п.15 ст.55 ТК).

4. В трудовую книжку работника вносятся сведения о его переводе на другую постоянную работу (абзац 3 части первой п.11, пп.24 и 45 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30). Запись в трудовую книжку работника вносится нанимателем (уполномоченным должностным лицом). Заверение внесенной записи с проставлением печати и подписи не требуется, потому что такие действия производятся в случае увольнения работника и выдачи ему трудовой книжки.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты вместо абзаца 3 части первой п.11, пп.24 и 45 Инструкции № 30 следует руководствоваться абзацем 3 п.9, пп.33 и 71 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.

Пример оформления приказа о переводе работника на работу в филиал

Общество с ограниченной ответственностью «Меридиан»
(ООО «Меридиан»)

ПРИКАЗ

01.07.2014 № 125-к

г.Минск

О переводе Гончарова А.Н. на работу в филиал

ПЕРЕВЕСТИ:

ГОНЧАРОВА Александра Николаевича, юрисконсульта ООО «Меридиан», расположенного по адресу: г.Минск, ул.Червякова, д.33, на должность юрисконсульта в филиал № 2 ООО «Меридиан» в г.Витебске, расположенный по адресу: г.Витебск, ул.Правды, д.11, с окладом согласно штатному расписанию.

01.07.2014

Александр Шевцов, юрист