Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Включаются ли в сводную опись дел по личному составу книги, журналы регистрации приказов по личному составу и учета личных дел?

ОТВЕТ: Не включаются.

Книги (журналы) учета личных дел и регистрационно-контрольные формы регистрации приказов по личному составу, несмотря на то, что имеют срок хранения 75 лет, не включаются в сводную опись (годовой раздел сводной описи дел) по личному составу.

В заголовках дел, включаемых в сводную опись дел по личному составу, отсутствуют книги (журналы) учета личных дел и другие регистрационно-контрольные формы регистрации документов (например, журнал регистрации приказов по личному составу).

Так, заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в такой последовательности:

• приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

• личные карточки работников;

• лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;

• личные дела работников;

• невостребованные трудовые книжки;

• документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т. п.;

• документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

• документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда (часть вторая п.165 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Это обусловлено тем, что книги (журналы) учета личных дел выполняют справочно-учетную функцию в текущем делопроизводстве, то есть в них регистрируют и учитывают личные дела, находящиеся в кадровой службе. На переданные в архив организации личные дела уволенных работников составляется сводная опись (годовой раздел сводной описи дел) по личному составу, которая является основным учетным документом архива организации (абзац 5 п.212 вышеуказанных Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться абз.5 п.212 Правил № 143 в ред. постановления Минюста от 22.11.2019 № 214.

Журнал регистрации приказов также используется в текущем делопроизводстве до передачи дел с приказами в архив. В архиве организации составляются внутренние описи дел с приказами по личному составу.

30.07.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела