Материал помещен в архив

ВКЛЮЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ: 5 ОСНОВНЫХ ОШИБОК

Ошибка 1: в номенклатуре дел организации отсутствуют электронные документы персонифицированного учета застрахованных лиц либо они включены в номенклатуру дел без отметки «ЭД»

Документы персонифицированного учета формируются организациями и передаются в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь в виде электронных документов (далее - электронный документ, ЭД), подписанных электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Электронные документы персонифицированного учета подлежат включению в номенклатуру дел организации (абзац 2 п.4 Методических рекомендаций по включению документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел государственных органов и иных организаций, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.12.2017 № 56, далее - Методические рекомендации). В номенклатуре дел организации в графе «Примечание» для дел, включающих документы персонифицированного учета, должна стоять отметка «ЭД» (п.18 Методических рекомендаций).

Сроки хранения документов в электронном виде (ДЭВ) и ЭД определяются в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), либо ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Ошибка 2: в номенклатуре дел, содержащей дела с электронными документами, отсутствуют дела с документами, относящимися к проверке ЭЦП

В раздел номенклатуры дел, содержащий дела с ЭД, дополнительно включается дело с заголовком «Документы, относящиеся к проверке ЭЦП (сертификаты открытого ключа, списки отозванных сертификатов открытых ключей и др.)» (п.19 Методических рекомендаций).

Допускается включение дела с документами, относящимися к проверке ЭЦП, единожды, если сертификаты откладываются (размещаются) централизованно. Централизованное размещение следует отметить в графе «Примечание» номенклатуры дел организации.

Ошибка 3: для документов длительного (свыше 10 лет) хранения в графе «Примечание» номенклатуры дел проставлена отметка «ЭД» либо «ДЭВ»

При отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде, определенных нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства, их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены новыми), указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция) (часть вторая п.236 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г.  следует руководствоваться п.236 Инструкции с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Таким образом, при отсутствии в организации архива электронных документов, ЭД и ДЭВ длительного (свыше 10 лет) хранения или не создаются вообще, или обязательно дублируются идентичными по содержанию бумажными документами. Именно бумажные документы в этом случае поступают в дело. Наличие электронных версий этих же документов в номенклатуре дел отражать не нужно.

Ошибка 4: включение в номенклатуру дел гибридных дел с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Нередко организации ошибаются с включением в номенклатуру дел гибридных дел.

Формируя гибридное дело, следует помнить, что для электронной его части действуют ограничения:

1) при отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде, определенных нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства, их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (часть вторая п.236 и п.237 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. п.237 Инструкции изложен в новой редакции постановлением Минюста от 13.03.3019 № 39. Комментарий см. здесь;

2) недопустимо формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (часть четвертая п.237 Инструкции).

Отметку «ГД» в графе «Примечание» указывают только для документов временного хранения, не подлежащих передаче в архив. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения формируются в дела в бумажном виде.

Ошибка 5: неверное указание общего количества дел

В итоговой записи номенклатуры дел целесообразно указывать общее количество дел по каждой категории дел и отдельно указывается количество дел с ДЭВ, ЭД и информационными ресурсами, а также количество гибридных дел по форме согласно приложению к Методическим рекомендациям.

09.01.2019

Елена Кукушкина, старший научный сотрудник отдела комплектования Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации

Ольга Барталевич, научный сотрудник отдела комплектования Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации