Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВНУТРЕННИЙ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ПРОВЕРКА ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Проверка организации рабочего времени и времени отдыха работников

Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни (часть вторая ст.123 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).

Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) (часть четвертая ст.123 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. часть четвертая ст.123 ТК исключена Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З (далее - Закон № 219-З). Режим рабочего времени работников разрабатывается исходя из режима работы, применяемого у нанимателя, и определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности).

При проверке данного направления кадровой работы анализу подлежат:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• графики работ (сменности);

• табели использования рабочего времени (далее - табель);

• трудовые договоры работников.

Нарушения, наиболее часто допускаемые при организации режима рабочего времени и времени отдыха работников, следующие:

• режим рабочего времени в организации изменяется без соблюдения требований, предъявляемых к процедуре изменения существенных условий труда;

• работники, чей труд организован по графику работ (сменности), не ознакомлены с указанным документом;

• нанимателем не соблюдается продолжительность рабочего времени, установленная ст.114 ТК для работников моложе 18 лет и работников - инвалидов I и II группы;

• работникам - совместителям не предоставляется перерыв для отдыха и питания.

Проверка системы учета рабочего времени в организации

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее (часть первая ст.133 ТК), а также учет фактического рабочего времени каждого работника.

До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании - уход (часть вторая ст.133 ТК).

С этой целью в организации целесообразно ведение журнала учета рабочего времени. Время прихода на рабочее место и ухода с него должно быть отмечено в журнале учета рабочего времени каждым работником под подпись.

В качестве альтернативного варианта наниматель может использовать электронную систему учета рабочего времени сотрудников. В таком случае на проходной организации устанавливается электронная пропускная система с именными карточками, которые выдаются каждому работнику.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в том числе в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни, и других необходимых сведений (часть третья ст.133 ТК).

Документ, в котором ведется учет рабочего времени работников, как правило, табель.

Справочно Форма табеля законодательством не установлена. Основные правила ведения табеля, обязанности работников, ответственных за его заполнение, и форма указанного документа могут быть закреплены в положении о табельном учете рабочего времени. В указанном документе целесообразно отразить также условные обозначения, которые будут использоваться при заполнении табеля. Как правило, на практике по-прежнему используются обозначения, указанные в приложении 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (утратила силу с 1 января 2009 г.).

Ошибки, нередко допускаемые при заполнении табеля, следующие:

• в дни нахождения работника в командировке в табеле указывается количество отработанных часов;

• отметки о нетрудоспособности проставляются без наличия подтверждающих документов;

• в табеле не отражаются сверхурочная работа, работа в государственные праздники, праздничные и выходные дни, случаи опоздания либо преждевременного ухода с работы;

• отметка о совершенном прогуле проставляется в табеле до того, как факт его совершения достоверно установлен и подтвержден документально.

Проверка предоставления трудовых отпусков

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (часть первая ст.168 ТК).

С учетом требований части второй ст.168 ТК окончательный вариант графика трудовых отпусков должен быть составлен и утвержден нанимателем не позднее 5 января. При наличии в организации профсоюза он подлежит согласованию с указанным органом (если такое согласование предусмотрено коллективным договором).

Справочно Коллективным договором, соглашением либо нанимателем (по согласованию с профсоюзом при его наличии) может быть установлен иной срок составления и утверждения указанного графика.

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка (часть вторая ст.153 ТК).

С учетом части первой ст.155 ТК минимальный период трудового отпуска не может быть менее 24 календарных дней.

К числу исключений из указанного правила относятся:

• случаи предоставления трудового отпуска работникам, являющимся обязанными лицами, трудоустроенными по судебному постановлению о трудоустройстве. Продолжительность их основного отпуска равна 7 календарным дням (часть восьмая п.14 Декрета Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях»;

• случаи предоставления отпуска работникам, чей отпуск составляет более 24 календарных дней (например, государственным служащим, а также категориям лиц, определенным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100):

- отдельным категориям педагогических работников;

- работникам профессиональных аварийно-спасательных служб;

- работникам, признанным инвалидами;

- работникам моложе 18 лет;

- работникам, работающим в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС (эвакуации (отчуждения), первоочередного отселения и последующего отселения и с правом на отселение).

Кроме того, следует помнить, что при разделении отпуска на части одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней.

О начале отпуска согласно части первой ст.169 ТК работники должны быть уведомлены не позднее чем за 15 календарных дней до его начала. Такое ознакомление может быть произведено путем оформления персональных письменных уведомлений, ознакомительных листов и ведомостей, заблаговременной подготовки проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомления с ними работников.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. ст.169 ТК изложена в новой редакции Законом № 219-З. Нанимателю не нужно уведомлять работника о времени начала отпуска, если отпуск предоставляется не по графику отпусков, а в индивидуальном порядке.

Обратите внимание! Средний заработок за время трудового отпуска должен быть выплачен нанимателем не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст.176 ТК). Работающим по контракту средний заработок за все время отпуска следует выплачивать не позднее чем за 1 день до начала отпуска (п.4 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»).

К ошибкам, часто допускаемым при предоставлении трудовых отпусков, можно отнести:

• отсутствие в организации графика трудовых отпусков;

• непредставление работникам, работающим по контракту, дополнительного поощрительного отпуска, предусмотренного подп.2.5 п.2 названного Декрета;

• предоставление трудового отпуска тремя и более частями без наличия соответствующего условия в коллективном договоре;

• перенос части трудового отпуска работника на следующий рабочий год без соблюдения условия о том, что 14 дней должны быть использованы им в текущем рабочем периоде;

• невключение информации о предоставлении трудового отпуска в личные карточки работников;

• неуведомление работников о времени начала предстоящего трудового отдыха.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 апреля 2020 г. п.2 Декрета № 29 исключен, п.4 данного Декрета изложен в новой редакции Декретом Президента Республики Беларусь от 09.04.2020 № 1. Комментарий см. здесь.

20.09.2017

Светлана Семенихина, юрист

По этой теме также см.:

1. Внутренний аудит кадровой документации. Проверка наличия обязательной кадровой документации и документации по охране труда.

2. Внутренний аудит кадровой документации. Проверка содержания, оформления, заполнения кадровой документации и документации по охране труда.