Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВНУТРЕННИЙ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ ОБЯЗАТЕЛЬНОЙ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Внутренний кадровый аудит - это комплекс мер, включающий в себя:

• проверку и оценку правильности оформления и ведения кадровой документации и необходимых журналов регистрации кадровых документов;

• оценку соответствия действий работников кадровой службы установленным требованиям законодательства;

• выявление нарушений в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации организации.

Основная цель проведения внутреннего кадрового аудита - совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков нанимателя, связанных с неправильным ведением кадровой документации.

Внутренний кадровый аудит может быть:

• сплошным (в таком случае проверке подлежит вся кадровая документация за определенный период);

• выборочным (при его проведении анализируется часть кадровой документации);

• целевым (проводится применительно к конкретному работнику (как правило, в случае намечающегося судебного разбирательства)).

Проверка наличия обязательной кадровой документации и документации по охране труда

В ходе проведения внутреннего кадрового аудита в первую очередь следует проанализировать, все ли необходимые документы по кадровому учету и охране труда имеются в наличии.

К кадровым документам, которые должны быть у нанимателя, относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• штатное расписание;

• трудовые договоры (контракты);

• должностные и рабочие инструкции работников (если перечень их трудовых обязанностей не определен в трудовых договорах);

• личные дела и личные карточки, оформленные на работников;

• договоры о полной индивидуальной и коллективной материальной ответственности;

• графики работ (сменности);

• табель использования рабочего времени;

• положение об оплате труда;

• график трудовых отпусков;

• трудовые книжки;

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

• организационно-распорядительная документация по личному составу;

• журналы (книги) регистрации приказов по личному составу, командировочных удостоверений, заявлений, листков нетрудоспособности;

• журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров, контрактов, приема, перевода, перемещения и увольнения работников.

Перечень документов по охране труда, которые должны быть в наличии:

• инструкции по охране труда для проведения инструктажей по охране труда на рабочих местах;

• программы проведения вводного инструктажа, первичного инструктажа на рабочих местах, периодических инструктажей, утвержденных руководителем;

• журнал проведения вводного инструктажа по охране труда при приеме работников на работу;

• журнал проведения инструктажа работников с периодичностью не реже одного раза в 6 месяцев;

• приказ о создании экзаменационной комиссии по проверке знаний требований охраны труда, протоколов проверки знаний работников по охране труда;

• график проведения аттестации рабочих мест по условиям труда;

• список профессий (должностей) работников, подлежащих периодическим медосмотрам;

• документы, подтверждающие прохождение работниками медосмотров.

20.09.2017

Светлана Семенихина, юрист

По этой теме также см.:

1. Внутренний аудит кадровой документации. Проверка содержания, оформления, заполнения кадровой документации и документации по охране труда.

2. Внутренний аудит кадровой документации. Проверка организации учета рабочего времени.