Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

Во время рабочего года после проверки нужно откорректировать номенклатуру дел организации, поскольку изменятся индексы и названия дел.

Как документально оформить эти изменения и как заменить индексы на уже сформированных делах?

ОТВЕТ

Если в течение календарного года необходимо завести новые дела под резервными индексами, изменить заголовки дел, то решение о внесении изменений в номенклатуру дел организации принимается на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации и отражается в протоколе.

На основании протокола заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) работник службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) вносит изменения в номенклатуру дел организации и передает данные сведения в структурное подразделение, где вносятся соответствующие изменения в выписку из номенклатуры дел организации (п.57 главы 6 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23).

Справочно Пример выписок из номенклатуры см. в подборке «Всё по одной теме. Номенклатура дел организации».

Если индекс дела в номенклатуре дел организации изменяется, на обложке дела прежний индекс заключается в скобки, а новый указывается над ним согласно подп.82.2 п.82 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Обложка дела с приказами по основной деятельности (изменение индекса дела) (пример)

03.03.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела