Материал помещен в архив

ВОПРОС: Возможно ли внутреннее согласование (визирование) проектов электронных документов организации в системе электронного документооборота (СЭД), не применяя ЭЦП?

ОТВЕТ: Зависит от вида документа.

В делопроизводстве организации могут применяться как электронные документы, так и документы в электронном виде.

Согласование проекта электронного документа внутри организации осуществляется с использованием средств автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ). Лица, осуществляющие согласование проекта электронного документа, получают доступ к нему после авторизации и идентификации в АС ДОУ.

В случае доработки проекта электронного документа он повторно направляется на согласование.

Отметка о согласовании (виза) включается в РКК или оформляется отдельным листом согласования с использованием средств АС ДОУ (п.35 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.1 п.35 Инструкции № 19 слова «Согласование проекта ЭД внутри организации» заменены словами «Внутреннее согласование проекта ЭД (визирование)» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

Справочно Термины «АС ДОУ» и «СЭД» не противоречат друг другу и могут использоваться как эквивалентные.

Инструкцией по делопроизводству организации и (или) иными локальными правовыми актами организации могут быть установлены правила согласования проектов внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ (п.222 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

К локальным правовым актам относятся приказы (по основной деятельности, по личному составу и др.), положения (о структурных подразделениях организации, о коллегиальных органах и др.), штатное расписание, устав организации и другие документы.

Таким образом, в отношении проектов:

• электронных документов предусмотрена возможность внутреннего согласования (визирования) в СЭД без использования ЭЦП;

• документов в электронном виде также предусмотрена возможность внутреннего согласования (визирования) в СЭД без использования ЭЦП (за исключением локальных правовых актов).

22.10.2019

Дмитрий Варнашов, документовед