Материал помещен в архив

ВОПРОС

1. Возможно ли заполнение личного листка по учету кадров и дополнения к нему до заключения трудового договора? Возможно ли отражение этого факта в графе «дата документа» во внешней описи личного дела?

2. Как отобразить изменение фамилии в дополнении к личному листку?

3. Возможны ли исправления во внутренней описи личного дела, личном листке, дополнении к нему, личной карточке работника?

4. Что указывать в графе «индекс документа» во внутренней описи личного дела?

ОТВЕТ

1. Возможно.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п.5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно (часть вторая п.11 Инструкции № 2).

Таким образом, заполнение личного листка по учету кадров до приема на работу возможно.

Соответственно, формирование личного дела (включение в него документов, установленных в п.6 Инструкции № 2) происходит уже после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа о приеме на работу. Поэтому дата заполнения личного листка по учету кадров может быть ранее приказа о приеме на работу.

2. Изменение фамилии отражается в подп.2.4 п.2 дополнения к личному листку по учету кадров «Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике».

3. Исправления возможны, но важно понимать, чем обусловлено внесение исправлений в рассматриваемые документы.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся (части вторая, шестая п.11 Инструкции № 2).

Таким образом, исправления в личный листок по учету кадров не вносятся.

Форма личной карточки работника, порядок и правила ее заполнения нормативными правовыми актами не установлены.

В данном случае следует руководствоваться локальным правовым актом организации, который регулирует порядок заполнения личной карточки (если он есть), или решением кадровой службы.

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах (часть первая п.10 Инструкции № 2).

Инструкцией № 2 не определено внесение исправлений во внутреннюю опись документов личного дела, поскольку во внутреннюю опись постоянно включаются новые документы личного дела, могут вноситься и исправления.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка (п.13 Инструкции № 2).

Как и в отношении внутренней описи, в отношении дополнения к личному листку по учету кадров Инструкцией № 2 не установлена возможность внесения исправления. Это документ для отражения изменения сведений о работнике, в него постоянно вносятся дополнения. Поэтому могут вноситься и исправления.

4. Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.) и другими условными обозначениями (часть вторая п.47 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Так, регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов трехлетнего срока хранения) (часть вторая подп.142.4 п.142 Инструкции № 4), например 123-к.

Регистрационный индекс исходящего письма наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ (подп.141.3 п.141 Инструкции № 4), например 05-44/188.

25.09.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела