Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВЫДАЧА И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ И (ИЛИ) ЗАКОННЫХ ИНТЕРЕСОВ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

Копии документов, подлежащие выдаче и свидетельствованию

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее - постановление № 1256) определило порядок выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

Юридические лица всех форм собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства, выдают:

• копии исходящих от них документов обратившимся к ним гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее - обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами;

• обратившимся лицам (их представителям) необходимые для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов данных лиц, копии имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и т. п.);

• копии имеющихся у них документов другим юридическим лицам (их представителям), если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц.

Копии документов выдаются на основании соответствующих заявлений и запросов. Заявления (запросы) заявителей подлежат обязательному приему и регистрации. Отказ в приеме заявлений (запросов) не допускается.

Пункт 2 постановления № 1256 учитывает развитие современных коммуникаций и предоставляет возможность подачи заявлений (запросов) о выдаче копий документов к юридическим лицам в электронной форме посредством глобальной компьютерной сети Интернет на адрес их электронной почты либо размещения в специальной рубрике на их официальных сайтах в соответствии с установленными законодательством требованиями к содержанию соответствующих сайтов.

Электронные заявления (запросы) должны соответствовать требованиям, установленным постановлением № 1256 для письменных заявлений (запросов), а также содержать адрес электронной почты обратившегося лица (его представителя).

К копиям документов, подлежащих выдаче согласно постановлению № 1256, можно отнести:

• внутренние документы (документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации и не выходят за ее пределы);

• исходящие документы (документы, которые составляются в организации и направляются (выдаются) сторонним организациям, должностным лицам, гражданам);

• входящие документы (документы, которые поступают из других организаций от граждан и созданы ими);

• другие документы (например, полученные в рамках правопреемства и т. п.).

В выдаче обратившимся лицам копии документа может быть отказано при условиях, перечисленных в подп.1.4 п.1 постановления № 1256.

Отказ в выдаче копии документа должен быть мотивирован. Мотивировка отказа основывается на нормах законодательства. По требованию заявителя мотивировка отказа должна быть изложена письменно.

Порядок рассмотрения заявлений о выдаче копий документов и их свидетельствовании

Заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности рассматриваются в соответствии с:

1) Законом Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон № 300-З).

Действие Закона № 300-З распространяется на обращения граждан и юридических лиц, в том числе поступившие от юридических лиц, на которые возложены функции редакций средств массовой информации, за исключением обращений, подлежащих рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, а также иных обращений, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения (ст.2).

Справочно Заявление - ходатайство о содействии в реализации прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, не связанное с их нарушением, а также сообщение о нарушении актов законодательства, недостатках в работе государственных органов, иных организаций (должностных лиц), индивидуальных предпринимателей (ст.1 Закона № 300-З);

2) Законом Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» (далее - Закон № 433-З).

Справочно Административная процедура - действия уполномоченного органа, совершаемые на основании заявления заинтересованного лица, по установлению (предоставлению, удостоверению, подтверждению, регистрации, обеспечению), изменению, приостановлению, сохранению, переходу или прекращению прав и (или) обязанностей, в том числе заканчивающиеся выдачей справки или другого документа (его принятием, согласованием, утверждением) (далее - выдача справки или другого документа), либо регистрацией или учетом заинтересованного лица, его имущества, либо предоставлением денежных средств, иного имущества и (или) услуг за счет средств республиканского или местных бюджетов, государственных внебюджетных фондов, из имущества, находящегося в республиканской или коммунальной собственности (п.1 ст.1 Закона № 433-З).

Действие Закона № 433-З распространяется на отношения, возникающие при осуществлении административных процедур, за исключением случаев, перечисленных в п.1 ст.2 Закона № 433-З.

Справочно Перечень административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, см. здесь.

Порядок выдачи соответствующими организациями копий документов (выписок) физическим лицам, индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам в случаях, не оговоренных Законом № 300-З и Законом № 433-З, определяется действующим законодательством (гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным, уголовно-исполнительным законодательством, определяющим порядок административного процесса, и т. п.).

Требования к оформлению заявлений

В силу требований Закона № 300-З и Закона № 433-З заявление обратившегося лица может подаваться как на белорусском, так и русском языке, как правило, в письменной форме.

Если в соответствии с законодательством не требуется личного присутствия обратившегося лица, письменное заявление о выдаче и свидетельствовании копий документов может быть подано:

• нарочным (курьером);

• по почте;

• в виде электронного документа путем направления на адрес электронной почты либо размещения на официальном сайте соответствующей организации.

Требования к оформлению:

• письменных обращений граждан и юридических лиц изложены в ст.12 Закона № 300-З.

Справочно Подробнее об оформлении см. подборку «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

• письменного заявления заинтересованного лица установлены в п.3 ст.14 Закона № 433-З.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 15 июля 2017 г. глава 4 (ст.14-18) Закона № 433-З изложена в новой редакции Законом Республики Беларусь от 09.01.2017 № 17-З. Требования к заявлениям заинтересованных лиц содержатся в ст.14 Закона № 433-З;

• заявления обратившегося лица (его представителя) о выдаче копии документа - в подп.1.1-1.3 п.1 постановления № 1256.

Обратите внимание! Обязанность юридических лиц всех форм собственности свидетельствовать верность копий документов, необходимых для предоставления им обратившимися лицами (их представителями), если актами законодательства не предусмотрено предоставление нотариально засвидетельствованных копий таких документов, предусмотрена подп.1.5 п.1 постановления № 1256.

Запрещается свидетельствование верности копий:

• паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность;

• военного билета;

• служебного удостоверения депутата, иных служебных удостоверений;

• свидетельства о регистрации ходатайства о предоставлении статуса беженца или дополнительной защиты в Республике Беларусь;

• свидетельства о предоставлении дополнительной защиты в Республике Беларусь;

• документов, свидетельствование копий которых запрещено актами законодательства (подп.1.5 п.1 постановления № 1256).

Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Выдача копии документа осуществляется обратившемуся лицу (его представителю) при его личном присутствии.

Выдача выписок из документов осуществляется по тем же правилам, что и выдача копий документов.

Копии документов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются юридическими лицами в порядке, установленном Министерством юстиции Республики Беларусь.

Сроки выдачи копий документов

Сроки выдачи копий документов установлены:

• ст.17 Закона № 300-З - при обращении граждан и юридических лиц.

Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее 15 дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее 1 месяца, если иной срок не установлен законодательными актами;

• ст.12 Закона № 433-З - при осуществлении административных процедур.

Срок осуществления административной процедуры не может превышать 15 дней, а в случае направления уполномоченным органом запроса в другие государственные органы, иные организации - 1 месяца, если иной срок не предусмотрен законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь.

Справочно Для упрощения ведения делопроизводства по административным процедурам воспользуйтесь примерной инструкцией.

Расходы при получении копий документов (выписок)

Расходы при получении копий документов (выписок):

а) в рамках Закона № 300-З - обращения рассматриваются без взимания платы (ст.19 Закона № 300-З);

б) в рамках Закона № 433-З определяются ст.13 Закона № 433-З.

Административные процедуры могут быть бесплатными и осуществляемыми за плату.

Платой являются:

• сборы (пошлины), уплачиваемые заинтересованными лицами (их размер указывается в актах законодательства);

• плата за услуги (работы), оказываемые при осуществлении административных процедур, вносимая заинтересованными лицами уполномоченным органам, другим государственным органам, иным организациям (ее размер не может превышать экономически обоснованных затрат, связанных с осуществлением административных процедур; порядок расчета экономической обоснованности этих затрат определяется Советом Министров Республики Беларусь).

27.05.2015

Ольга Гасюкевич, юрист