Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
Выдача личных дел во временное пользование: формы документов
23.02.2024
Автор рассмотрел порядок выдачи дел во временное пользование, а также привел документы, которые понадобится оформить.
Разделы материала:
Выдача личного дела работнику и сторонней организации
Личное дело может выдаваться из архива организации или кадровой службы. Выдачу личного дела из архива регулирует гл.37 Правил работы архивов в государственных органах и иных организациях, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.
Требования к выдаче личного дела, находящегося на оперативном хранении в кадровой службе, изложены в п.21 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.
Работнику его личное дело выдают на основании заявления, сторонней организации - письма, с разрешения руководителя организации. В заявлении или письме сторонней организации, как правило, указывают цель и сроки выдачи.
Заявление работника о выдаче личного дела во временное пользование (пример)
|
Отдел маркетинга
ЗАЯВЛЕНИЕ
28.02.2024 № ___ |
Директору частного
Резолюция |
Прошу выдать личное дело для предоставления потенциальному работодателю.
| Маркетолог | Подпись | И.И.Иванов |
Письмо организации о выдаче личного дела во временное пользование (пример)
|
Адкрытае акцыянернае таварыства (ААТ «Залатое возера») с. Сасновае, 9, 222232, Смалявiцкi р-н, Мiнская вобл., тэл./факс (8 029) 680 61 21 эл. пошта: smol@mail.ru Р.р. BY25AKBB36006270000070000000 у ААТ «БПСБ» г. Смалявiчы, код 301 |
Открытое акционерное общество (ОАО «Золотое озеро») д. Сосновое, 9, 222232, Смолевичский р-н, Минская обл., тел./факс (8 029) 680 61 21 эл. почта: smol@mail.ru Р.с. BY25AKBB36006270000070000000 в ОАО «БПСБ» г. Смолевичи, код 301 |
|
_____________ № ___________
О выдаче личного дела |
Директору частного предприятия «Проплан» Демидову В.Е. |
Открытое акционерное общество «Золотое озеро» рассматривает работника вашей организации как кандидата на занятие вакансии общества. Просим выдать личное дело маркетолога отдела маркетинга Иванова Ивана Ивановича для ознакомления. Возврат и сохранность гарантируем.
Благодарим за сотрудничество.
| Директор общества | Подпись | М.С.Шугаев |
Разрешение руководителя организации на выдачу оформляют резолюцией на заявлении работника или письме организации.
 |
Пример Мартинкевич Я.А. выдать личное дело |
Выдача личного дела из кадровой службы
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые (ч.2 п.21 Инструкции № 2).
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используют контрольную карточку, форма которой установлена в приложении 6 к Инструкции № 2.
В контрольной карточке делаются отметки:
• о номере личного дела;
• фамилии, имени, отчестве работника, на которого ведется личное дело;
• дате выдачи;
• кому выдано;
• о расписке в получении;
• телефоне получателя;
• дате возврата.
Контрольная карточка на выданное во временное пользование личное дело (пример)
Контрольная карточка
Личное дело № 856
Фамилия Иванов
Имя Иван
Отчество Иванович
Отметка о выдаче личного дела
| Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Номер телефона | Дата возврата |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
02.03.2024 |
Иванов Иван Иванович |
Подпись |
+375 29 7хх хх хх |
29.03.2024 |
Контрольную карточку заполняют и оформляют на каждое выданное дело и помещают на его место. При возврате личного дела в карточке указывается дата возврата, карточка изымается, а на ее место помещается личное дело.
Выдача личного дела из архива организации
Выдачу дел из хранилища сторонним организациям (организациям-фондообразователям, организациям, входящим в состав (систему) организации, в структуре которой действует архив, организациям для экспонирования документов, иным организациям в соответствии с законодательством) оформляют актами о выдаче дел во временное пользование согласно приложению 45 к Правилам № 143 (абз.3 ч.1 п.310 Правил № 143).
Акт о выдаче дел во временное пользование (пример)
Частное предприятие «Проплан»
(ЧП «Проплан»)
АКТ
___________ № __________
г. Минск
О выдаче дел во временное
пользование
| ОАО «Золотое озеро», д. Сосновое, 9, 222232, Смолевичский р-н, Минская обл., |
|
(наименование организации, ее место нахождения) |
Основание: письмо ОАО «Золотое озеро» от №
Для какой цели выдаются дела просмотр дела
Выдаются следующие дела из фонда № ЧП «Проплан»
(название фонда)
| № п/п |
Опись № | Дело № | Заголовок дела | Дата дела | Количество листов в деле | Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1 |
1с |
312 |
Иванов Иван Иванович |
09.11.2007 31.01.2022 |
54 |
Всего выдается 1 (одно) дело
(цифрами и прописью)
Срок возвращения 31.03.2024
Дело выдано в упорядоченном состоянии, подшито, в обложке, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
| Директор ЧП «Проплан» Подпись В.Е.Демидов 02.03.2024 Печать организации* |
Директор ОАО «Золотое озеро» Подпись С.Н.Шугаев 02.03.2024 Печать организации* |
Дела выдал:
| Заведующий архивом ЧП «Проплан» | Подпись | Е.Л.Соколова |
| 02.03.2024 |
Дела принял:
| Начальник отдела кадров ОАО «Золотое озеро» |
Подпись |
В.В.Новикова |
Дела возвращены в полном объеме и сохранности
Дела сдал:
| Наименование должности лица, сдавшего документы |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Дата |
Дела принял:
| Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Дата |
________________________
* Печать могут не проставлять организации, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами.
При возвращении дел пользователем в его присутствии работник архива организации, принимающий дела (лицо, ответственное за архив), проверяет нумерацию листов и состояние документов каждого выданного дела. При обнаружении недостачи дел, дел с отсутствующими или поврежденными листами составляют акт и принимают меры по их розыску. Если меры по розыску не дали результата, экземпляр акта направляют в уполномоченный контролирующий (надзорный) орган для привлечения лиц, виновных в утрате или повреждении документов, к ответственности в соответствии с законодательством (п.315 Правил № 143).
Акт об отсутствии документов в деле (пример)
|
Наименование организации
АКТ
_____________ № ________
г. Минск
Об отсутствии документов |
УТВЕРЖДАЮ Директор ___________ Подпись И.И.Иванов 23.04.2024 |
В результате возращения личного дела № ____, выданного во временное пользование _________ в соответствии с актом о выдаче дел во временное пользование, установлено отсутствие в нем заявления о приеме на работу от 09.11.2007 № 22-12/236 (л.4). Предпринятые меры по розыску дел положительных результатов не дали.
| № п/п | Номер номенклатуры дел за год | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел | Заголовок дела (тома, части) | Номера листов дела | Причины отсутствия |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
1 |
01-26/3512 |
11-06 |
Личное дело |
4 |
Утеря при выдаче во временное пользование |
Итого 1 (один) документ в деле.
| Начальник отдела кадров Дата |
Подпись | Т.Н.Лойко |
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК
___________________
(наименование организации)
24.04.2024 № 3
Изъятие документов из дел
Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством.
Изъятие документов из дел постоянного хранения производят с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа (чч.1, 6 п.215 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).
 |
Справочно Порядок заверения копии установлен п.64 Инструкции № 4. |
Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе
 |
Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам. |