Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ЯЗЫК И СТИЛЬ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Понятие и особенности официально-делового стиля

Стиль делового общения - официально-деловой.

Справочно Официально-деловой стиль - это функциональный стиль речи, стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

Особенности делового стиля:

• юридическая безупречность формулировок;

• нейтральный тон изложения;

• ясность, лаконичность;

• достоверность.

Нейтральный тон изложения достигается посредством сведения к минимуму субъективного момента в тексте, поскольку документ исходит от организации. Так, из официальных документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской, образные слова и выражения (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения; междометия и др.). Не применяются эпитеты, гиперболы, метафоры (примечание).

Достичь точности и ясности в изложении помогают правильная композиционная структура текста, правильность формулировок, прямой порядок слов в предложениях, указание полных данных о документах, на которые даются ссылки.

Требование лаконичности языка связано с необходимостью соблюдения размеров документа, что соответственно сокращает время на обработку информации и ее восприятие.

В целом официально-деловой стиль характеризуется:

• сжатостью, компактностью изложения, экономным использованием языковых средств;

• стандартным расположением материала;

• использованием терминологии, наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличием специальной лексики и стандартных оборотов речи (канцеляризмов), аббревиатур;

• употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), составных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.), устойчивых словосочетаний (на случай, если; на том основании, что; по той причине, что; с тем условием, что; таким образом, что; то обстоятельство, что; тот факт, что… и т.п.);

• повествовательный характер изложения;

• прямой порядок слов в предложении;

• отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств.

Использование устойчивых словосочетаний, стандартных фраз, терминов

Одна из особенностей делового стиля - применение устойчивых (шаблонных, стандартных) фраз или словосочетаний, поэтому в документах часто используются клише.

Пример Сообщаем Вам, что в период с... по… Акт составлен комиссией в составе… Направляем (возвращаем, высылаем, представляем) Вам… Несмотря на наши неоднократные напоминания… Во время переговоров стороны обсудили следующие вопросы... Просим Вас изыскать возможность… Считаем целесообразным… Выражаем глубокую признательность… Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество... Во исполнение приказа… В соответствии с Протоколом о взаимных поставках на... Договор вступает в силу со дня подписания. Просим Вас изыскать возможность… В соответствии с нашей договоренностью просим Вас… В ответ на Ваше обращение об улучшении работы столовой колледжа…

В зависимости от содержания документы могут включать словосочетания, которые обеспечивают:

• юридическую силу документа;

• однозначность понимания текста.

Пример В гарантийном письме: Гарантируем предоставление льготного кредита в сумме… Оплату гарантируем. Наш расчетный счет в… Гарантируем предоставление должности … для прохождения преддипломной практики… В письме-напоминании: Несмотря на неоднократные напоминания, Ваша организация не выполнила условия п.2 договора… В связи с изложенным напоминаем Вам, что в случае невыполнения условий договора мы будем вынуждены передать документы в экономический суд. В письме-претензии: В случае невыполнения предписанных обязательств к Вам будут предъявлены штрафные санкции. В противном случае дело будет передано в арбитражный суд. В распорядительных документах: Контроль за исполнением документов возложить на заместителя директора по коммерческим вопросам В.А.Купцова. Всем структурным подразделениям руководствоваться Положением о…

Точность речи - одно из важных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранный термин может исказить смысл сообщения или создать двоякое толкование той или иной фразы.

Справочно Термин - слово или устойчивое словосочетание, которое имеет определенное научное или специальное значение.

Термины употребляются в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность изложения содержания документа и однозначность его понимания. Недопустимо искажение значения термина или замена его синонимами.

Пример Неверно заменять термин «акцепт» выражением «встречное предложение».

В том случае, когда термин может оказаться непонятным адресату, но без него нельзя обойтись в данном официальном письме, требуется:

• дать его объяснение в тексте.

Пример В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (случаи стихийных бедствий и др.);

• исключить из текста термин и заменить его общеупотребительным словом или выражением.

Употребление заимствованных слов

Часто в деловой язык попадают слова, значение которых уже понятно всем, например: срок выполнения может быть пролонгирован (вместо продлен). Использование иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Наиболее типичная ошибка - излишнее употребление иностранных слов, например:

«пролонгировать» вместо «продлить»;

«коллоквиум» вместо «беседа»;

«анонс» вместо «объявление»;

«эксклюзивный» вместо «исключительный» и т.д.

Обратите внимание! Если для обозначения предмета или действия существует русский вариант, употребление слова иностранного происхождения недопустимо.

Употребление плеоназмов и неологизмов

Одна из причин плеоназмов (от греч. рleonasmos - излишество) - неправильное употребление иностранных слов, например:

• промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»);

• форсировать строительство ускоренными темпами («форсировать» означает «вести ускоренными темпами»);

• в ноябре месяце;

• 25 рабочих человек.

Неологизмы - слова, которые обозначают новые понятия и предметы.

Использование таких слов в тексте должно быть обоснованно. Неологизмы делятся на две группы:

1) которые уже стали терминами и имеют право на существование в деловом языке (пресс-секретарь, телефакс, автосалон, депозитарий и др.);

2) профессионализмы. Они не могут употребляться в официально-деловой речи.

Пример Вместо слова «анонс» следует употреблять слово «объявление», вместо «санирование» нужно употреблять слово «оздоровление» и т.п.

Тавтология и паронимы

Тавтология - риторическая фигура, представляющая собой повторение одних и тех же или близких по смыслу слов.

Пример Польза от использования навесных агрегатов. Следует учитывать следующие факторы.

Паронимами называются близкие по звучанию, как правило, однокоренные слова, различающиеся по смыслу: гарантийный - гарантированный; поместить - разместить и т.д.

Пример Часто составители деловых писем вместо слова «командированный» употребляют слово «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием.

Таким образом, из служебных документов необходимо исключать:

• плеоназмы;

• тавтологию;

• паронимы.

Примечание. Эпитет - определение предмета, подчеркивающее его характерное свойство для придания художественной выразительности, поэтической яркости.

Гипербола - прием чрезмерного преувеличения для оказания более сильного впечатления.

Метафора - употребление слова или выражения в переносном значении, основанное на сходстве, сравнении, аналогии.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Особенности употребления сокращений в деловой речи».

13.01.2015

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу