Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Юридическое лицо имеет филиалы. Ежегодно в каждом филиале составляется номенклатура дел.

Имеют ли право утверждать номенклатуру дел руководители филиалов?

ОТВЕТ: Имеют право в соответствии с положениями локальных правовых актов.

Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел содержатся:

• в главе 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• главе 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Разъясняются требования указанных нормативных правовых актов в Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (п.152 Инструкции по делопроизводству). В номенклатуру дел включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т. п.) и общественных организаций.

Сводная номенклатура дел составляется службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией или центральной экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

Филиал - обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в том числе функции представительства. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (ст.51 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Как правило, документом, удостоверяющим полномочия руководителя филиала, является выданная организацией доверенность, в которой можно закрепить право утверждения номенклатуры дел филиала.

25.09.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела