Материал помещен в архив

ЗАПОЛНЕНИЕ В ЭСЧФ РЕКВИЗИТОВ ЭЛЕКТРОННЫХ НАКЛАДНЫХ

В целях расширения сферы применения электронного документооборота в Республике Беларусь реализована возможность создания, передачи и получения субъектами хозяйствования товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов (далее - электронные накладные), а также внесения в них изменений и (или) дополнений.

Порядок создания, передачи и получения электронных накладных, внесения в них изменений и (или) дополнений регламентирован следующими нормативными правовыми актами:

• постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 9 июля 2013 г. № 599 «О некоторых вопросах создания товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 января 2020 г. п.1 постановления № 599 исключен постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019 № 941;

• постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 марта 2014 г. № 202 «О создании товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, а также предоставлении информации о них и внесении дополнений в постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1585 и от 17 февраля 2012 г. № 156».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 января 2020 г. вместо п.1 постановления № 202 действуют нормы пп.1-3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных»;

• постановлением Министерства финансов Республики Беларусь и Национальной академии наук Беларуси от 17 апреля 2014 г. № 22/4 «Об утверждении Инструкции о порядке создания, передачи и получения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, внесения в них изменений и (или) дополнений и установлении формы удостоверительной надписи на форме внешнего представления товарно-транспортных и товарных накладных, созданных в виде электронных документов, на бумажном носителе».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2021 г. следует руководствоваться структурой и форматом электронных накладных, утв. постановлением НАН Беларуси, Минфина, МНС и Минсвязи от 19.12.2019 № 12/76/42/20 в ред. постановления НАН Беларуси, Минфина, МНС и Минсвязи от 03.05.2021 № 2/37/20/7;

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 2341-2013 «Электронный обмен данными. Товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов. Формат и требования к созданию», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 27 ноября 2013 г. № 61 «Об утверждении, введении в действие, отмене и изменении технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 апреля 2021 г. СТБ 2341-2013 отменен постановлением Госкомстандарта от 05.11.2020 № 64.

Передача и получение электронных накладных осуществляются через оператора (операторов) электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)) в части товарно-транспортных и товарных накладных (далее - электронный документооборот), резидента (резидентов) Республики Беларусь, получивших в установленном законодательством порядке аттестат оператора электронного документооборота (далее - EDI-провайдер).

Административная процедура выдачи аттестата оператора электронного документооборота в части товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется научно-инженерным республиканским унитарным предприятием «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций» Национальной академии наук Беларуси, на официальном сайте www.ids.by которого также размещается информация об EDI-провайдерах, получивших в установленном законодательством порядке аттестат оператора электронного документооборота (см. рис.1, 2).

Рис.1

Рис.2

Электронные накладные создаются на добровольной основе при наличии у участников программных и технических средств, используемых для их создания, передачи, получения и хранения в установленном формате (п.3 Инструкции о порядке создания, передачи и получения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, внесения в них изменений и (или) дополнений, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь и Национальной академии наук Беларуси от 17 апреля 2014 г. № 22/4). То есть использование электронного документооборота в части электронных накладных возможно, если оба контрагента (поставщик и покупатель товаров) зарегистрированы в системе электронных накладных и желают осуществлять формирование и передачу электронных накладных. Если хотя бы один из контрагентов не желает (не имеет возможности) осуществлять оформление электронной накладной, оформление и передача накладной должны осуществляться путем оформления накладной на бумажном носителе.

Электронные накладные считаются созданными, если они подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП) участников (грузоотправитель, грузополучатель) электронного документооборота, переданы и получены через EDI-провайдеров.

Идентификация участников электронного документооборота осуществляется также с использованием международных идентификационных номеров участников хозяйственной операции (глобальных номеров расположения - Global Location Number (GLN)), присваиваемых системой автоматической идентификации Ассоциации ГС1 Бел.

GLN - это 13-разрядный цифровой код (номер), который предназначен для точной и краткой идентификации юридических лиц, функциональных подразделений и физических объектов (складов, магазинов, производственных помещений, транспортных единиц).

Сегодня GLN поддерживается Международной ассоциацией GS1, ведающей вопросами стандартизации учета и штрихового кодирования логистических единиц. В Республике Беларусь Международную ассоциацию GS1 представляет Ассоциация автоматической идентификации ГС1 Бел.

В процессе создания каждой электронной накладной присваивается уникальный номер, формат которого имеет следующую структуру:

CCC-GGGGGGGGGGGGG-NNNNNNNNNN,

где CCC - код EDI-провайдера;

GGGGGGGGGGGGG - код GLN грузоотправителя (у одного субъекта хозяйствования их может быть несколько в зависимости от места расположения филиалов и структурных подразделений);

NNNNNNNNNN - уникальный порядковый номер электронной накладной в рамках грузоотправителя.

При выставлении (направлении на Портал электронных счетов-фактур) электронного счета-фактуры (далее - ЭСЧФ) по сделке, оформленной электронной накладной, субъект хозяйствования должен правильно указать в строке 30 «Договор (контракт) на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав» реквизиты первичных учетных документов, а именно вид документа, номер и дату:

• в графе «Вид документа» должно быть указано «электронная ТТН-1» либо «электронная ТН-2»;

• в графе «номер» должен быть указан номер электронной накладной, полученный в процессе ее создания, который должен соответствовать вышеуказанному формату;

• в графе «дата» должна быть указана дата электронной накладной.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 февраля 2019 г. следует применять ЭСЧФ, утвержденный постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 25.04.2016 № 15, с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 03.01.2019 № 3. Комментарий см. здесь.

Реквизиты граф «название», «код формы» и «серия» при этом не заполняются, так как это реквизиты бланков первичных учетных документов, оформляемых на бумажном носителе, сведения о которых содержатся в электронном банке данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (далее - АСБДБ).

Верное заполнение строки 30 «Договор (контракт) на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав» ЭСЧФ следующее (см. рис.3):

Рис.3

Обращаем внимание, что в графе «Вид документа» строки 30 ЭСЧФ указывать «электронная ТТН-1» либо «электронная ТН-2» можно только для сделок, оформленных электронной накладной, т.е. накладной, созданной и переданной через EDI-провайдера.

В настоящее время субъектами хозяйствования при заполнении ЭСЧФ на Портале электронных счетов-фактур или при загрузке ЭСЧФ из учетных систем в АИС «Учет счетов-фактур» допускаются ошибки в части неправильного заполнения реквизитов строки 30 «Договор (контракт) на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав» ЭСЧФ, а именно:

1) указан вид документа «электронная ТТН-1» или «электронная ТН-2», при этом номер электронной накладной не соответствует вышеприведенному формату (см. рис.4):

Рис.4

2) неправильно указан вид документа. Например, для сделок, оформленных накладными на бумажном носителе, присваивается вид документа «электронная ТТН-1» или «электронная ТН-2», при этом заполняются реквизиты граф «код формы», «номер», «серия», соответствующие бумажным накладным (см. рис. 5):

Рис.5

3) в отдельных случаях неправильно указаны вид, наименование и номер документа одновременно (см. рис.6):

Рис.6

Неверное заполнение в ЭСЧФ поставщиком реквизитов первичных учетных документов, на основе которых оформлена сделка, не позволяет покупателю провести контроль (особенно в учетных системах плательщика) на предмет их принадлежности отправителю товара, а также действительности таких документов, информация о которых размещается в АСБДБ и в информационных системах EDI-провайдеров.

Указанные действия поставщиков могут расцениваться как представление в налоговый орган документов и иных сведений, которые они обязаны представлять в соответствии с налоговым законодательством, содержащих недостоверные данные. Ответственность поставщика за указание недостоверных реквизитов первичных учетных документов в ЭСЧФ предусмотрена частью 2 статьи 13.8 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. действует КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Следует руководствоваться ст.14.6 нового Кодекса. Комментарий см. здесь.

Во избежание негативных последствий для поставщика и получателя поставщику необходимо взамен выставленных исходных (исправленных) ЭСЧФ, содержащих в строке 30 ошибочные сведения о первичных учетных документах, к исходному (исправленному) ЭСЧФ выставить ЭСЧФ с типом «Исправленный», заполнив его в следующем порядке:

• в строке 3 «Дата совершения операции» указать дату, равную дате совершения операции из строки 3 «Дата совершения операции» исходного (исправленного) ЭСЧФ;

• в строке 5 «К ЭСЧФ» указать номер исходного (исправленного) ЭСЧФ;

• в строке 5.1 «Дата аннулирования ЭСЧФ» указать дату, равную дате совершения операции из строки 3 «Дата совершения операции» исходного (исправленного) ЭСЧФ;

• в строке 30 «Договор (контракт) на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав» указать верные сведения о первичном учетном документе:

• для сделок, оформленных накладными на бумажном носителе и полученными через АСБДБ, обязательно указать вид документа «ТТН-1» либо «ТН-2» и заполнить код формы, серию, номер и дату накладной. Для сделок, оформляемых иными документами, указываются реквизиты этих документов (см. рис.7):

• для сделок, оформленных электронными накладными, правильно заполнить номер электронной накладной с учетом вышеуказанного формата (см. рис. 3);

в строке 31 «Дополнительные сведения» указать информацию о причине аннулирования исходного (исправленного) ЭСЧФ, например, «Исправленный ЭСЧФ создан в связи с неверным указанием в строке 30 исходного ЭСЧФ реквизитов первичного учетного документа»;

в разделе 6 «Данные по товарам (работам, услугам), имущественным правам» указать сведения из исходного (исправленного) ЭСЧФ.

Выставление (направление) в вышеизложенном порядке поставщиком ЭСЧФ с типом «Исправленный», который будет подписан получателем электронной цифровой подписью в более поздних отчетных периодах, не изменяет примененный получателем порядок осуществления вычета суммы НДС на основании исходного (исправленного) ЭСЧФ.

29.12.2018

Л.Д.Лагутенко, главный государственный налоговый инспектор управления организации камерального контроля Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь