Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Заверение копий документов
15.04.2024
В зависимости от видов документов, с которых делается копия, установлены различные требования к их заверению.
Рассмотрели эти требования в разделах:
 |
Справочно Копия документа - это документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп.3.1.29 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18). Копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа (ч.2 п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4), то есть выписка из документа - разновидность копии документа. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника официального документа, созданный взамен утраченного или поврежденного и имеющий юридическую силу (подп.3.1.28 п.3 СТБ 2059-2013).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь. |
Заверение копий организационно-распорядительных документов в организациях, выписок из них
|
|
Справочно Организационно-распорядительная документация - это документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп.3.2.4 п.3 СТБ 2059-2013). В состав организационно-распорядительной документации входят такие виды документов, как: • постановление; • распоряжение; • приказ; • решение; • инструкция; • положение; • правила; • протокол; • акт; • письмо; • докладная и объяснительная записки; • заявление; • представление; • уведомление и др. |
| Что регулирует | Требования к копии документа | Форма заверения | Кто имеет право заверять |
| Инструкция по делопроизводству (п.64) | Должна: - воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка; - быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации, если законодательством не установлено иное |
Оформление отметки о заверении копии, которая включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Оформляется ниже реквизита «Подпись». Пример ВерноИнспектор отдела кадров Подпись И.И.Иванов 03.04.2024 Дополнительно по теме - При заверении копии документа ставится печать на отметке о заверении копии? Именно гербовая печать? - При заверении документа должна стоять гербовая печать директора или печать приемной? |
Уполномоченное должностное лицо организации. Справочно Уполномоченное должностное лицо нанимателя - руководитель (его заместители) организации (ее обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), иной работник, которым нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений, или иное лицо, которому такое право предоставлено законодательством (абз.18 ч.1 ст.1 ТК).Инструкция по делопроизводству не регламентирует порядок наделения должностных лиц полномочиями заверять копии документов. Этот вопрос должен быть урегулирован в ЛПА организации. Это может быть инструкция по делопроизводству, отдельное положение о заверении копий документов в организации, распорядительный документ, доверенность и др. Формы документов - Приказ о заверении копий документов (пример). - Доверенность на право заверения копий документов организации (пример). Как правило, заверяют копии документов работники службы документационного обеспечения управления. Однако в зависимости от видов документов это могут быть и работники других структурных подразделений, например отдела кадров, бухгалтерии и др. Дополнительно по теме - Необходимо ли в доверенности указывать право на заверение документов должностных лиц предприятия? - Есть ли документ, указывающий, кто имеет право заверять документы, которые хранятся в личных делах учащихся? |
 |
Обратите внимание! Использование штампа «Копия верна» при заверении организационно-распорядительных документов нормативными правовыми актами не допускается. |
На копиях документов, полученных путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащих факсимильное воспроизведение подписи, отметка о заверении копии может не оформляться (ч.10 п.64 Инструкции по делопроизводству).
 |
Дополнительно по теме • Нужно ли заверять копии документов об образовании при включении их в личное дело работника? |
Организация может заверять копии документов:
✓ созданных в самой организации;
✓ полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.);
✓ включаемых в состав личных дел;
✓ предусмотренных постановлением Совмина от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц», иными актами законодательства (ч.12 п.64 Инструкции по делопроизводству).
Так, в соответствии с постановлением № 1256 организации выдают копии:
• исходящих от них документов обратившимся к ним гражданам, в том числе ИП, и юрлицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами;
• имеющихся у них документов других юрлиц, от которых непосредственно получить копии этих документов невозможно (в связи с ликвидацией юрлица, утратой документа и т. п.) обратившимся к ним гражданам, в том числе ИП, и юрлицам (их представителям) необходимые для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов данных лиц;
• имеющихся у них документов другим юрлицам (их представителям), если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц.
Таким образом, организация может заверять копии только тех документов на бумажном носителе, которые созданы в самой организации, и в исключительных случаях полученных ею от других организаций.
|
|
Дополнительно по теме • Как правильно заверить большие документы? Нужно ли на каждом листе писать «Верно» или достаточно печати для документов? |
Выписки из документов
Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч.3 п.64 Инструкции по делопроизводству).
 |
Пример
|
Выписки из документов заверяются по правилам заверения копий документов.
 |
Формы документов • Выписка из приказа о приеме на работу (контракт) (пример). • Выписка из номенклатуры дел коммерческой организации (отдел кадров) (пример). • Выписка из протокола собрания учредителей (участников) о реорганизации организации (пример). |
Заверение копий документов, остающихся в деле
При подготовке исходящих документов в организации готовится необходимо количество экземпляров документов для рассылки, каждый из которых подписывается и является подлинником (умноженным подлинником), и одна копия для помещения его в дело (на такой копии отсутствует собственноручная подпись). На таких копиях также оформляется отметка о заверении копии.
При этом на копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию (ч.8 п.64 Инструкции по делопроизводству).
|
|
Пример Верно Подпись И.И.Иванов |
|
|
Дополнительно по теме • По правилам делопроизводства в каком количестве оригиналов подписываются исходящие документы организации? Возможно ли в организации оставлять копию? • Как оформлять второй экземпляр остающегося в организации письма? |
Заверение документов на бланках документов с изображением Государственного герба
При тиражировании средствами оперативной полиграфии документов на бланках документов с изображением Государственного герба для рассылки их копии должны быть заверены печатью (п.9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. постановлением Совмина от 31.07.2000 № 1172).
Нотариальное свидетельствование верности копий документов и выписок из документов, копии с копии документа
| Что регулирует | Требования к копии документа | Форма заверения | Кто имеет право заверять |
| Закон от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности»; Инструкция о порядке совершения нотариальных действий, утв. постановлением Минюста от 23.10.2006 № 63 |
Копия документа, выписка из документа, копия с копии документа могут быть исполнены рукописно либо с использованием технических средств, за исключением факсимильных аппаратов. Рукописная копия документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах, не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления. Текст копии документа, выписки из документа, копии с копии документа должен соответствовать оригиналу, содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений |
Удостоверительные надписи согласно приложениям к постановлению Минюста от 10.12.2012 № 293 «Об установлении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных и исполнительных надписей, протестов векселей и распоряжения о возмещении расходов за счет наследства» | Нотариусы, уполномоченные должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов, дипломатические агенты дипломатических представительств Республики Беларусь и консульских должностных лиц консульских учреждений Республики Беларусь |
Заверение электронной копии документа на бумажном носителе
| Что регулирует | Требования к электронной копии документа на бумажном носителе | Форма заверения | Кто имеет право заверять |
| Закон от 28.11.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»; Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утв. постановлением Совмина от 20.07.2010 № 1086 |
Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (ч.1 ст.20 Закона № 113-З). Форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе считается идентичной по содержанию общей части соответствующей формы внешнего представления электронного документа при наличии следующих условий: - электронная цифровая подпись электронного документа подтверждается путем применения сертифицированных средств ЭЦП с использованием открытого ключа проверки ЭЦП лица, подписавшего соответствующий электронный документ; - форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе представлена в доступной и понятной для восприятия человеком форме и однозначно соответствует общей части формы внешнего представления электронного документа (п.4 Положения № 1086) |
Удостоверительная надпись на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (приложение к Положению № 1086). Пример Закрытое акционерное общество «Люкс»Я, Иванова Инна Ивановна, секретарь приемной, удостоверяю, что настоящий документ является копией электронного документа общества с ограниченной ответственностью «Бизнес» письмо от 05.04.2024 № 01-12/345 «О …». Подпись 08.04.2024 |
Заверяют: - организация или ИП, создавшие такой электронный документ; - организация, получившая электронный документ от другой организации посредством межведомственных информационных систем; - нотариус; - регистратор республиканской или территориальной организации по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним; - организация на основании лицензии на деятельность по технической и (или) криптографической защите информации в части соответствующих составляющих этот вид деятельности услуг по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе; - государственные органы, другие организации или физлица в случаях, предусмотренных законодательными актами (ч.3 ст.20 Закона № 113-З) |
Таким образом, организация имеет право заверять формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, как созданного в ней, так и полученного от других организаций.
Специальные нормы НПА в отношении копий отдельных видов документов
Выше рассмотрены наиболее распространенные требования к заверению копий документов. При этом в НПА содержатся специальные нормы в отношении копий отдельных видов документов.
Например,
• верность копий документов, связанных с исполнением обязательств по валютному договору, представляемых на бумажном носителе, заверяется подписью физического лица, руководителя (заместителя руководителя) юридического лица, индивидуального предпринимателя либо уполномоченных ими лиц. Применение факсимильной подписи не допускается (Инструкция о регистрации резидентами валютных договоров, утв. постановлением Правления Нацбанка от 12.02.2021 № 37);
• проверяемые субъекты обязаны по требованию руководителя проверки копировать необходимые документы или предоставлять возможность проверяющему делать такие копии самостоятельно, а также заверять копии документов подписью уполномоченного должностного лица и скреплять печатью проверяемого субъекта (абз.3 ч.1 п.105 Положения о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом от 16.10.2009 № 510);
• копии сертификата соответствия изготавливаются органом по сертификации, выдавшим его, с подлинника сертификата соответствия на бланках копии сертификата соответствия и заверяются подписью уполномоченного должностного лица органа по сертификации (ч.1 п.30 Правил подтверждения соответствия Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь, утв. постановлением Госстандарта от 25.07.2017 № 61) и др.
|
|
Дополнительно по теме • Если двусторонний лист документа, то «копия верна» ставить с двух сторон или можно с одной? • Заверение копий письменных доказательств для представления в суде. |
Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе
Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4, топик 5, топик 6, топик 7, топик 8.
 |
Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам. |