Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Заверение копий документов
09.03.2026
В зависимости от видов документов, с которых делается копия, установлены различные требования к их заверению.
Рассмотрели эти требования в разделах:
 |
Справочно Копия документа - документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп.3.1.29 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18). Копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа (ч.3 п.59 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65), то есть выписка из документа - разновидность копии документа. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника официального документа, созданный взамен утраченного или поврежденного и имеющий юридическую силу (подп.3.1.28 п.3 СТБ 2059-2013). |
Кто имеет право заверять копии документов
Инструкция № 65 не определяет лиц, уполномоченных заверять копии документов.
Как правило, заверять копии документов имеет право руководитель организации и работник, которому наниматель такое право предоставил в установленном порядке (на основании распорядительного документа или доверенности).
Также отсутствуют ограничения по видам копий, которые вправе заверять организация.
 |
Формы документов • Приказ о заверении копий документов (пример). • Доверенность на право заверения копий документов организации (пример). |
Заверение копий организационно-распорядительных документов, выписок из них
Заверение копий документов
|
|
Справочно Организационно-распорядительная документация - документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (абз.18 ч.1 п.3 Инструкции № 65). В состав организационно-распорядительной документации входят такие виды документов, как: • постановление; • распоряжение; • приказ; • решение; • инструкция; • положение; • правила; • протокол; • акт; • письмо; • докладная и объяснительная записки; • заявление; • представление; • уведомление и др. |
| Что регулирует | Требования к копии документа | Форма заверения | Кто имеет право заверять |
| Инструкция № 65 (п.59) | Должна: - воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка; - быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации, если законодательством не установлено иное |
Оформление отметки о заверении копии, которая включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Оформляется ниже реквизита «Подпись». Пример ВерноИнспектор отдела кадров Подпись И.И.Иванов 03.03.2026 |
Уполномоченное должностное лицо организации. Инструкция № 65 не регламентирует порядок наделения должностных лиц полномочиями заверять копии документов. Этот вопрос должен быть урегулирован в ЛПА организации. Это может быть инструкция по делопроизводству, отдельное положение о заверении копий документов в организации, распорядительный документ, доверенность и др. |
 |
Обратите внимание! Использование штампа «Копия верна» при заверении организационно-распорядительных документов нормативными правовыми актами не допускается. |
На копиях документов, полученных путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащих факсимильное воспроизведение подписи, отметка о заверении копии может не оформляться (ч.6 п.59 Инструкции № 65).
Организации выдают копии:
• исходящих от них документов обратившимся к ним гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее, если не установлено иное, - обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них НПА;
• имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и др.);
• имеющихся у них документов другим юридическим лицам (их представителям), если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц (подп.1.1-1.3 п.1 постановления Совмина от 30.12.2012 № 1256 «О выдаче и заверении копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц»).
Таким образом, организация может заверять копии только тех документов на бумажном носителе, которые созданы в самой организации, и в исключительных случаях полученных ею от других организаций.
Заверение выписок из документов
Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч.3 п.59 Инструкции № 65).
 |
Пример
|
Выписки из документов заверяются по правилам заверения копий документов.
Заверение копий документов, остающихся в деле
При подготовке исходящих документов в организации готовится необходимо количество экземпляров документов для рассылки, каждый из которых подписывается и является подлинником (умноженным подлинником), и одна копия для помещения его в дело (на такой копии отсутствует собственноручная подпись). На таких копиях также оформляется отметка о заверении копии.
При этом на копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию (ч.5 п.59 Инструкции № 65).
|
|
Пример Верно Подпись И.И.Иванов |
Заверение документов на бланках документов с изображением Государственного герба
При тиражировании средствами оперативной полиграфии документов на бланках документов с изображением Государственного герба для рассылки их копии должны быть заверены печатью (п.9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. постановлением Совмина от 31.07.2000 № 1172).
Нотариальное свидетельствование верности копий документов и выписок из документов, копии с копии документа
| Что регулирует | Требования к копии документа | Форма заверения | Кто имеет право заверять |
| Закон от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности»; Инструкция о порядке совершения нотариальных действий, утв. постановлением Минюста от 23.10.2006 № 63 |
Копия документа, выписка из документа, копия с копии документа могут быть исполнены рукописно либо с использованием технических средств, за исключением факсимильных аппаратов. Рукописная копия документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах, не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления. Текст копии документа, выписки из документа, копии с копии документа должен соответствовать оригиналу, содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений |
Удостоверительные надписи согласно приложениям к постановлению Минюста от 10.12.2012 № 293 «Об установлении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных и исполнительных надписей, протестов векселей и распоряжения о возмещении расходов за счет наследства» | Нотариусы, уполномоченные должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов, дипломатические агенты дипломатических представительств Республики Беларусь и консульских должностных лиц консульских учреждений Республики Беларусь |
Заверение копии документа в электронном виде на бумажном носителе
Копии документов в электронном виде (кроме электронных документов), выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе (ч.5 п.59 Инструкции № 65).
Заверение копии электронного документа на бумажном носителе
| Что регулирует | Требования к электронной копии документа на бумажном носителе | Форма заверения | Кто имеет право заверять |
| Закон от 28.11.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»; Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утв. постановлением Совмина от 20.07.2010 № 1086 |
Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (ч.1 ст.20 Закона № 113-З). Форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе считается идентичной по содержанию общей части соответствующей формы внешнего представления электронного документа при наличии следующих условий: - электронная цифровая подпись электронного документа подтверждается путем применения сертифицированных средств ЭЦП с использованием открытого ключа проверки ЭЦП лица, подписавшего соответствующий электронный документ; - форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе представлена в доступной и понятной для восприятия человеком форме и однозначно соответствует общей части формы внешнего представления электронного документа (п.4 Положения № 1086) |
Удостоверительная надпись на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (приложение к Положению № 1086). Пример Закрытое акционерное общество «Люкс»Я, Иванова Инна Ивановна, секретарь приемной, удостоверяю, что настоящий документ является копией электронного документа общества с ограниченной ответственностью «Бизнес» письмо от 05.03.2026 № 01-12/345 «О …». Подпись 06.03.2026 |
Заверяют: - организация или ИП, создавшие такой электронный документ; - организация, получившая электронный документ от другой организации посредством межведомственных информационных систем; - нотариус; - регистратор республиканской или территориальной организации по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним; - организация на основании лицензии на деятельность по технической и (или) криптографической защите информации в части соответствующих составляющих этот вид деятельности услуг по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе; - государственные органы, другие организации или физлица в случаях, предусмотренных законодательными актами (ч.3 ст.20 Закона № 113-З) |
Таким образом, организация имеет право заверять формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, как созданного в ней, так и полученного от других организаций.
 |
Дополнительно по теме • Удостоверение копии электронного документа: примеры оформления. |
Специальные нормы НПА в отношении копий отдельных видов документов
Выше рассмотрены наиболее распространенные требования к заверению копий документов. При этом в НПА содержатся специальные нормы в отношении копий отдельных видов документов.
Например:
• верность копий документов, связанных с исполнением обязательств по валютному договору, представляемых на бумажном носителе, заверяется подписью физического лица, руководителя (заместителя руководителя) юридического лица, индивидуального предпринимателя либо уполномоченных ими лиц. Применение факсимильной подписи не допускается (Инструкция о регистрации резидентами валютных договоров, утв. постановлением Правления Нацбанка от 12.02.2021 № 37);
• проверяемые субъекты обязаны по требованию руководителя проверки копировать необходимые документы или предоставлять возможность проверяющему делать такие копии самостоятельно, а также заверять копии документов подписью уполномоченного должностного лица и скреплять печатью проверяемого субъекта (абз.3 ч.1 п.113 Положения о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом от 06.06.2025 № 227);
• копии сертификата соответствия, сертификата компетентности изготавливаются органом по сертификации, выдавшим их, с подлинника сертификата соответствия, сертификата компетентности на бланках копии сертификата соответствия и заверяются подписью уполномоченного руководителем должностного лица органа по сертификации (ч.1 п.30 Правил подтверждения соответствия Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь, утв. постановлением Госстандарта от 25.07.2017 № 61) и др.
|
|
Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Оформление документов в организации. |
Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе
Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4, топик 5, топик 6.
 |
Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам. |