Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ЗАВЕРШЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ГОДА: ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

Пересмотр номенклатуры дел организации

После окончания делопроизводственного года заполняется графа 3 «Кол-во дел (томов, частей)» номенклатуры дел (подп.165.3 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству). В ней указывают количество дел (частей, томов), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (с учетом того, что в каждом томе должно быть сформировано не более 250 листов).

Справочно Подробно о номенклатуре дел см.: • «Номенклатура дел организации».

Пример В организации в 2014 г. заведено дело, в котором к июлю текущего делопроизводственного года уже сформировано 250 листов. В этом случае на обложке дела после его индекса (2-3) следует указать номер тома (1) и проставить дату окончания дела:     Начато 03.01.2014 Окончено 30.06.2014   На следующем томе этого дела проставляется тот же индекс (2-3) с указанием номера тома (2) и дата:     Начато 01.07.2014 Окончено 31.12.2014   По окончании года в гр.3 номенклатуры дел проставляется количество заведенных томов этого дела (2). Если в организации было заведено 2 тома дела, а 3-й том не завершен (переходящее дело), в номенклатуру дел предстоящего года следует включить все тома этого переходящего дела.

Оформление итоговой записи в номенклатуре дел

По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел составляют итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел: отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).

Заверяет итоговую запись руководитель службы документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) (лицо, ответственное за делопроизводство).

Из приведенного примера итоговой записи номенклатуры дел следует, что 15 дел постоянного хранения в следующем 2015 делопроизводственном году будут оформляться в структурных подразделениях и по описям дел, подготовленным этими структурными подразделениями, передаваться в архив организации.

Тридцать дел временного (свыше 10 лет) срока хранения будут также оформляться в структурных подразделениях и передаваться в архив организации по отдельной описи дел. К этой категории дел относят дела по личному составу, которые передаются в архив организации по самостоятельной описи дел по личному составу.

Сорок дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения должны быть включены в акт об уничтожении за тот хронологический период, за который подготовлены описи дел постоянного и временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке следует сообщить в архив организации. В итоговой записи номенклатуры дел после подписи руководителя службы ДОУ делается отметка о передаче итоговых сведений в архив организации с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

Частичное и полное оформление дел

Дела организаций подлежат оформлению в т.ч. по завершении делопроизводственного года (п.180 Инструкции по делопроизводству). Дела оформляются работниками структурных подразделений, в которых они формируются. Оформление дел следует производить в году, следующем за делопроизводственным.

Пример Дела, сформированные в 2014 г., должны быть оформлены в течение 2015 г.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п.74 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

Документы при передаче на хранение в архив подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

• подшивку или переплет дела (подшивают обычно в твердую обложку из картона на 4 прокола или переплетают с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них; металлические скрепления - скобки, скрепки, булавки - должны быть удалены из дел);

• нумерацию листов в деле (нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом);

• составление внутренней описи документов дела;

• составление листа-заверителя дела;

• оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

• систематизацию документов дела.

Требования к формированию дел установлены главой 6 Правил работы архивов.

Формирование дела в зависимости от вида документа

Формирование в дела некоторых видов документов имеет свои особенности.

Так, распорядительные документы группируют в дела по видам и в хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу формируют в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Протоколы (например, заседаний квалификационной комиссии, экспертной комиссии и др.) располагают в хронологическом порядке по номерам, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний.

Дела с перепиской располагают в логико-хронологической последовательности.

Обратите внимание! Запрещается формировать переписку в два дела по принципу «Входящие документы» - «Исходящие документы». Если в течение года появилась новая группа документов по какому-либо вопросу, а в номенклатуре дел соответствующее дело не предусмотрено, то независимо от времени появления документов заводится новое дело, а в номенклатуру дел вносится соответствующее дополнение.

Оформление обложки дела

В течение года в процессе ведения дела на обложку может быть дополнительно вынесен номер тома (если количество листов документов, включенных в дело, превышает 300 и дело разбивается на тома). Номер тома указывается арабскими цифрами.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения оформляют и готовят к передаче в архив организации.

В процессе подготовки дел к передаче в архив осуществляют полное оформление их обложек.

Заголовки дел, вынесенные на обложки, должны быть сверены с заголовками дел, указанными в номенклатуре.

При необходимости вносятся уточнения в надписи на обложке:

1) если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года либо дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке указывают новое название, а старое заключают в скобки;

2) в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносят их номера, если эти дела разбивают на тома.

Проставление даты дела

На обложке проставляют дату дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год его образования, под датой делается запись: «Имеются документы за ____ годы».

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), а также содержащих разновременные документы (приказы, протоколы, справки, информации, переписку и т.д.), проставляют крайние даты документов дела.

Начальной датой на обложке будет дата самого раннего документа, конечной - дата последнего по времени документа (дату приложений не учитывают). При оформлении обложек личных дел крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении сотрудников. Календарную дату оформляют цифровым способом (например, 22.10.2014).

Затем на обложке дела проставляют количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя дела (см. далее).

Ниже на обложке указывают срок хранения дела, который переносится из номенклатуры дел организации.

Пример обложки дела с приказами по личному составу, оформленной при подготовке дела к передаче в архив

Открытое акционерное общество «ИнтерГрад»
(ОАО «ИнтерГрад»)

Отдел кадров

ДЕЛО № 3-6 Том 1

Приказы № 1-102 директора общества по личному составу
(прием, перевод, увольнение работников)

Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Внутренняя опись

Если заголовок неполно раскрывает содержание документов, когда дело состоит из документов, сформированных по видам и разновидностям, следует в начале дела помещать внутреннюю опись, в которой перечисляются все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела. Внутренние описи составляют, например, к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков хранения), протоколами, личным делам. Опись заверяет (подписывает) ее составитель.

Лист-заверитель дела

В конце дела на отдельном листе оформляют лист-заверитель дела, в котором нужно указать цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговорить особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо листы заново пронумеровать. При этом старые номера зачеркиваются, а рядом проставляются новые. Запрещается исправлять старый номер на новый.

Литерные и пропущенные номера указывают в заверительной надписи в том случае, если в процессе нумерации листов были допущены ошибки. Это поможет избежать перенумерации листов и значительно сэкономить время.

Пример Если между листами под номерами «19» и «20» был обнаружен еще один лист, то он нумеруется как лист «19а». Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены под одним и тем же номером.

12.11.2014

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года