Материал помещен в архив

Екатерина Дернович
юрист, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

09.04.2024

ВОПРОС

Заявление на прием на работу остается с приказом или подшивается в папку «Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)»? В каких случаях основания к приказам подшиваются с приказами?

ОТВЕТ

Основания к приказам по личному составу формируются отдельно от самих приказов. Заявления о приеме на работу формируются в личное дело работника (если на работника заведено личное дело) или в отдельное дело.

Распорядительные документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно, группируются в отдельные дела (ч.5 п.172 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Поэтому заявления необходимо формировать в дело с заголовком «Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)».

Срок хранения такого дела - 3 года (п.679 Перечня № 140).

Обратите внимание! На определенную категорию работников ведутся личные дела. В таком случае заявление о приеме на работу не формируется в отдельное дело, а помещается в личное дело.

Личные дела ведутся на:

• руководителей и специалистов, научных работников, а также других работников в случаях, определенных законодательством (ч.2 п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться п.3 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29;

• государственных гражданских служащих (п.1 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121).

При формировании личного дела документы включаются в него в такой последовательности:

• внутренняя опись документов личного дела;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• личный листок по учету кадров;

• автобиография;

• копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

• заявление о приеме на работу;

• копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п.6 Инструкции № 2).

Таким образом, заявление принятого работника, на которого нужно завести личное дело, помещается в это личное дело и в нем хранится.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.