Журналы регистрации документов: 7 ответов на вопросы

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

02.03.2026

Рассмотрели актуальные вопросы о порядке оформления, нумерации страниц, окончания ведения журналов регистрации документов.

Вопрос 1: При заведении журналов регистрации документов в начале года указывается ли на первой странице дата начала их ведения?

Ответ: На обложке журнала регистрации документов указывается дата первой регистрационной записи, внесенной в него.

Все заводимые в организации дела подлежат частичному оформлению, которое предусматривает оформление реквизитов обложки дела.

При заведении дела на его обложке указывается год, в котором заводится дело (абз.7 п.163 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65).

Однако журнал регистрации документов является регистрационно-контрольной формой и имеет особенности оформления обложки.

Если делом является журнал регистрации документов, то датами такого дела будут точные календарные даты (число, месяц, год) первой и последней регистрационных записей в журнале (ч.28 п.29 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 04.01.2024 № 2).

Пример 1 Датами журнала регистрации распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний) и протоколов будут даты первого и последнего документов, зарегистрированных в журнале. Датами журнала регистрации входящих документов будут даты регистрации первого и последнего поступивших документов независимо от дат самих документов.

Пример 2 В журнал регистрации внесли первую запись 05.01.2026, значит, датой начала ведения данного журнала регистрации будет 05.01.2026.

Пример 3 Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц: начат/окончен. Начат - это дата регистрации первого обращения.

Вопрос 2: Надо ли нумеровать листы в журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции?

Ответ: Не надо.

Нормативные правовые акты в сфере архивного дела и делопроизводства не содержат особых требований к оформлению журналов регистрации входящих, исходящих, внутренних документов. Следовательно, они не подлежат специальному оформлению: нумерации листов, прошнуровке, прошивке.

Требования к графам журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов содержатся в подп.122.8 п.122 Инструкции № 65.

В то же время НПА установлены особые требования к оформлению некоторых других категорий журналов и книг. Например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) (ч.6 п.79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40).

Таким образом, необходимо учитывать, содержится ли норма в НПА о необходимости нумерации листов журнала и его прошивки.

Вопрос 3: При ведении журнала регистрации документов, если в конце делопроизводственного года он не окончен, но остались чистые страницы, необходимо завести новый на следующий год или можно продолжить, начав регистрацию с номера 1?

Ответ: Можно продолжить ведение журнала регистрации.

В организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) входящие, исходящие и внутренние документы допускается регистрировать в журналах регистрации документов (подп.122.8 п.122 Инструкции № 65).

Справочно Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (абз.10 ч.1 п.3 Инструкции № 65).

Журнал регистрации документов может являться переходящим делом (п.59 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36), если он ведется в течение нескольких лет до окончательного заполнения формы.

Вопрос 4: Как закончить страницу в журнале выдачи справок, где 2025 год заканчивается? Начинать 2026 год с новой страницы или нужно что-то прописать еще?

Ответ: В 2026 году необходимо продолжить регистрацию справок с первого порядкового номера без указания какой-либо дополнительной информации.

Если выдача справок осуществляется в соответствии с законодательством об осуществлении административных процедур, то при регистрации применяются нормы Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам, утв. постановлением Совмина от 07.05.2009 № 39, или специального нормативного правового акта, регламентирующего выдачу справки.

В иных случаях применяются требования Инструкции № 65.

Регистрационный индекс принятым административным решениям присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в уполномоченном органе (п.10 Инструкции № 39).

Система регистрации документов в уполномоченном органе устанавливается в соответствии с Инструкцией № 65. Она не содержит требований к оформлению итоговой записи в конце делопроизводственного года в журнале регистрации документов, соответственно, регистрация продолжается без указания дополнительной информации.

Пример Дата документа Регистрационный индекс документа Корреспондент Название вида и заголовок (краткое содержание) документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело … … … … … 29.12.2025 01-09/115 … … … 05.01.2026 01-09/1 … … …

Вопрос 5: Если закончился журнал регистрации исходящих документов, то как продолжить нумерацию в новом журнале: с единицы или со следующего номера по прежнему журналу?

Ответ: Следует продолжить нумерацию.

Порядковые номера присваиваются документам при регистрации в пределах одного делопроизводственного (календарного) года (подп.124.3 п.124 Инструкции № 65).

Таким образом, если заканчивается журнал регистрации исходящих документов, то в новом журнале необходимо продолжить нумерацию в пределах календарного года.

В целях уничтожения журнала регистрации исходящих документов срок его хранения исчисляется от последней записи в журнале.

Справочно Регистрационно-контрольные формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов хранятся 3 года.

Вопрос 6: Обязательно ли прописывать в ЛПА ведение электронной регистрации приказов по личному составу с помощью Excel, или достаточно приказа «О ведении электронной регистрации»?

Ответ: Следует закрепить это в инструкции по делопроизводству организации.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 65 (ч.1 п.4 Инструкции № 65).

Поэтому целесообразно в инструкции по делопроизводству закрепить норму о порядке регистрации приказов по личному составу. В то же время может быть издан приказ, который будет содержать конкретные мероприятия по переходу на такую форму регистрации, закреплять ответственных лиц, сроки выполнения и др.

Вопрос 7: Обязательно ли хранить журналы регистрации корреспонденции? Через какое время их можно списывать?

Ответ: Обязательно. Уничтожение журналов регистрации осуществляется через 3 года, причем этот срок исчисляется после окончания ведения журналов регистрации. Их можно уничтожить с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, дата последней записи журнала регистрации входящих документов - 30.12.2025. Значит, такой журнал можно будет уничтожить после 01.01.2029 с учетом:

• подготовки сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

• оформления акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п.188 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4, топик 5.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.