ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ: ОСНОВНЫЕ ПРИЗНАКИ

Штатное расписание - локальный нормативный правовой акт организации:

• регулирующий трудовой распорядок для работников (п.2 части первой ст.194 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК);

• оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности;

• отражающий существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях, размер надбавок и доплат в организации применительно к конкретным должностям.

Порядок разработки и введения в действие штатного расписания конкретной организации, его форму и содержание определяет наниматель.

Основные нормативные правовые документы, используемые при составлении штатного расписания:

• ТК;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь;

• Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 8 сентября 2021 г. Общие положения ЕКСД изложены в новой редакции постановлением Минтруда и соцзащиты от 22.07.2021 № 55. Комментарий см. здесь;

• Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34.

В том числе для некоторых бюджетных организаций:

• Инструкция о порядке регистрации и утверждения штатных расписаний на содержание работников (невоеннослужащих) органов пограничной службы Республики Беларусь за счет внебюджетных средств (самоокупаемости), утвержденная приказом Председателя Государственного комитета пограничных войск Республики Беларусь от 29.12.2001 № 593.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 января 2020 г. приказ № 593 на основании постановления Государственного пограничного комитета Республики Беларусь от 15.11.2019 № 12 утратил силу;

• Инструкция о порядке согласования структуры, штатного расписания и сметы расходов на содержание аппарата государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства финансов Республики Беларусь от 15.04.2004 № 108/45/137;

• Порядок составления штатного расписания организаций здравоохранения, финансируемых из бюджета, системы Министерства здравоохранения Республики Беларусь, утвержденный приказом Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 16.04.2003 № 70;

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 января 2020 г. приказ № 70 утратил силу приказом Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 21.10.2019 № 1243.

С 1 января 2020 г. действует Указ Президента Республики Беларусь от 18.01.2019 № 27 «Об оплате труда работников бюджетных организаций»;

• Положение о порядке разработки и утверждения штатных расписаний военных кафедр высших учебных заведений Республики Беларусь, утвержденное приказом Министерства образования Республики Беларусь от 30.09.1998 № 544;

• порядок составления штатного расписания учреждений социальной защиты, утвержденный приказом Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 07.12.1995 № 50;

• Инструкция об особенностях регулирования труда работников, осуществляющих педагогическую деятельность в сфере физической культуры и спорта, утвержденная постановлением Министерства спорта и туризма Республики Беларусь от 14.04.2008 № 14 (для организаций, осуществляющих деятельность в сфере физической культуры и спорта, созданных в любой организационно-правовой форме в соответствии с законодательством).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 23 января 2020 г. действует постановление Министерства спорта и туризма Республики Беларусь от 30.12.2019 № 48 «Об особенностях регулирования труда работников, осуществляющих педагогическую деятельность в сфере физической культуры и спорта».

Основной признак	Содержание		Норма законодательства
Основные понятия, используемые при составлении штатного расписания	Штатная единица - это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием организации. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческой организации определяется ее потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью. Количество штатных единиц по одной и той же должности (профессии) может быть различным. Обратите внимание! В штатном расписании могут выделяться доли штатных единиц. Под окладом (тарифной ставкой) понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени (ст.129 ТК). Тарифные ставки - инструмент тарификации оплаты труда работника в соответствии с Единой тарифной сеткой работников Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 23.03.2001 № 21. От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2020 г. действует тарифная сетка, установленная в п.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 28.02.2019 № 138. С 1 сентября 2025 г. следует руководствоваться ТК с изменениями, внесенными Законом от 05.12.2024 № 46-З. Месячный фонд заработной платы - это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты труда, действующей в организации, для выплаты работникам. Доплаты - выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Надбавки к заработной плате - это выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Структура и штатная численность являются обязательным организационным документом для юридических лиц, в отношении которых в законодательстве прямо предусмотрено его наличие. Как правило, это характерно для государственных органов и некоторых бюджетных организаций. Структура и штатная численность, как и штатное расписание, содержат наименование и количество штатных единиц по структурным подразделениям. Однако в отличие от штатного расписания структура и штатная численность не предполагают включения сведений о размерах оплаты труда работников (размер фонда оплаты труда, тарифные ставки, оклады и др.)
Сведения, которые вносятся в штатное расписание	Наименование структурных подразделений. Список должностей и профессий (для реализации ст.1 и 19 ТК). Справочно
	Различают базовое и полное наименование должности. Базовое наименование должности - основное наименование должности служащего, которое содержится в ОКРБ 014-2017 «Занятия», утвержденном постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33, и определяется в соответствующей квалификационной характеристике.		Части вторая, третья п.4 Общих положений ЕКСД
	Полное наименование должности - конкретное наименование должности служащего, уточняющее характер выполняемой им трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы и др. Наименования должностей руководителей: - генеральный директор; - директор; - заведующий; - начальник; - председатель; - управляющий. Служащие классифицируются на категории: - руководителей; - специалистов; - других служащих (технических исполнителей).		Часть третья п.6 Общих положений ЕКСД

	Количество штатных единиц и размер тарифной ставки (оклада) (размер тарифной ставки (оклада) входит в число обязательных условий трудового договора)		Пункт 7 части второй ст.19 ТК
Кто составляет штатное расписание	Штатное расписание в организации составляет специально уполномоченное лицо нанимателя. Как правило, это экономист по труду. При отсутствии в штате организации экономиста по труду эту работу могут выполнять другие работники экономической службы с участием кадровой, юридической служб. В небольших организациях при отсутствии в их организационной структуре экономической службы вопросами разработки штатного расписания могут заниматься главный бухгалтер, юрисконсульт либо другое уполномоченное нанимателем лицо, например специалист по кадрам
Форма штатного расписания	Законодательно утвержденная унифицированная форма штатного расписания как отдельного вида документа в настоящее время отсутствует (за исключением некоторых бюджетных организаций), поэтому наниматель самостоятельно определяет форму, наличие в нем тех или иных граф, правила его составления и утверждения с учетом общих требований законодательства о делопроизводстве. Штатное расписание должно быть в наличии на бумажном носителе с необходимыми реквизитами, предусмотренными законодательством о делопроизводстве. Составление штатного расписания только в электронном виде не допускается, однако может применяться наряду с бумажной формой
Виды штатного расписания	С применением ЕТС	Без применения ЕТС
	Применяется: - бюджетными организациями; - коммерческими организациями, не принявшими решение об отказе от применения ЕТС при определении условий оплаты труда работников	С 1 июня 2011 г. коммерческим организациям и индивидуальным предпринимателям предоставлено право самостоятельно принимать решение о применении ЕТС при определении условий оплаты труда работников. При отказе организации или индивидуального предпринимателя от применения ЕТС наниматель вправе установить порядок определения тарифных ставок и окладов работников без применения всех вышеуказанных элементов заработной платы. По сути, наиболее объемная часть штатного расписания в таком случае не оформляется	Указ Президента Республики Беларусь от 10.05.2011 № 181 «О некоторых мерах по совершенствованию государственного регулирования в области оплаты труда»
	Включает
	Графы: 1) размер ставки 1-го разряда; 2) тарифный разряд, определяемый в соответствии с ЕТС; 3) тарифный коэффициент, соответствующий определенному разряду ЕТС или содержащий значение не ниже предусмотренного ЕТС; 4) тарифная ставка (оклад), рассчитанная исходя из тарифной ставки 1-го разряда, действующей в организации, и определенного тарифного коэффициента	Перечень доплат и надбавок компенсирующего и стимулирующего характера. Как правило, это выплаты, размер которых в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину и выплачивается ежемесячно (например, доплаты за совмещение профессий (должностей), увеличение объема работ, надбавки служащим за сложность и напряженность работы, надбавки рабочим за профессиональное мастерство, надбавки за классность водителям автомобилей)
	Работникам, с которыми заключается контракт, наниматель обязан предусмотреть повышение тарифной ставки в размере до 50 %, если больший размер увеличения не установлен законодательством		Подпункт 2.5 п.2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины». От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 апреля 2020 г. п.2 Декрета № 29 исключен Декретом Президента Республики Беларусь от 09.04.2020 № 1. Комментарий см. здесь
Утверждение штатного расписания	Так как штатное расписание указано в перечне документов, определяющих трудовой распорядок для работников, наниматель обязан составить и утвердить этот ЛНПА. Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением. При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса		Часть первая ст.194 ТК, часть вторая п.52 Инструкции № 4
Внесение изменений и дополнений в штатное расписание	Изменения в штатное расписание оформляются в зависимости от первоначального способа утверждения (через приказ либо необходимо вновь утверждать штатное расписание, учитывающее, например, новый объем штатной единицы, которую замещает совместитель)
Срок хранения штатного расписания	В государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей - постоянно; в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 10 лет		Пункт 32 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.33 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь
Ошибки, допускаемые при составлении штатного расписания	1. Неправомерное включение в штатное расписание сведений о работе, выполнение которой будет производиться либо производится на основании гражданско-правового договора, так как отношения по поводу осуществления обязательств, возникающих на основе договоров, предусмотренных гражданским законодательством, не регулирует ТК. 2. Обязательное отражение сведений о совместителях.		Пункт 2 ст.6 ТК
	3. Несоответствие наименований профессий, должностей, специальностей квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь: 1) ОКРБ 014-2017; 2) в отношении профессий рабочих - ЕТКС; 3) в отношении должностей служащих - ЕКСД. 4. Наименование профессий рабочих указывается в именительном падеже, единственном числе, женском роде при приеме на работу лиц мужского пола.		Пункт 3 ст.19 ТК
	5. Запись о наименовании профессии, должности в приказе (распоряжении) нанимателя о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу производится на основании штатного расписания		Пункт 28 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40. От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в п.28 Инструкции № 40 внесены изменения постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.01.2020 № 1. Изменения не повлияли на суть материала
Представление сведений из штатного расписания	В некоторых случаях следует представлять заверенную копию штатного расписания, а в некоторых ситуациях целесообразно ограничиться выпиской из штатного расписания. Представляемые сведения из штатного расписания могут быть оформлены двумя способами: 1) письмом; 2) выпиской из документа. Выписка из документа отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Оформляется выписка из документа на общем бланке. Слово «выписка» включается в название вида документа		Часть третья п.64 Инструкции № 4

05.02.2018

Талина Лукьяненко, DipIAS ICFM, аудитор, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»